تصور کنید در هواپیمایی هستید که در شرف فرود است. در کابین شما، فقط خلبان باید از برج مراقبت برای انجام این کار اجازه می گرفت. با مجوز، یک تیم در زمین مستقر می شود. به عنوان یک مسافر، متوجه می‌شوید که یک سری مراحل برای بازگرداندن هواپیما به زمین انجام می‌شود. به عنوان مثال، هشداری برای مسافران داده می شود که صندلی های خود را به حالت عمودی برگردانند. مهماندار از راهرو می رود و صندلی ها را چک می کند.
در فرودگاهی که هواپیما در آن فرود می‌آید، یک توالی نیز باید رعایت شود و در کنار این فرود خاص، رویه‌های دیگری مانند برخاستن، تعمیر و نگهداری و سوخت‌گیری در حال انجام است. داده ها برای بهبود عملکرد هر یک از این روش ها مورد نیاز است. به عنوان مثال: چقدر طول می کشد تا مسافران پیاده شوند؟ در مورد سوار شدن چطور؟ درصد تاخیر در برخاستن هواپیما چقدر است؟ آیا تاخیر ناشی از تردد زیاد مسافران در فرودگاه است یا رویه های هر شرکتی؟
در مثال هواپیما:
- گردشِ کارِ فرآیندهایِ متوالی است که برای فرود هواپیمای ما رخ داده است (خلبان به فرودگاه اطلاع می دهد، کاپیتان خدمه را مطلع می کند، مهماندار صندلی ها را چک می کند).
- با این حال، کل عملیات فرود توسط فرآیندهایی در فرودگاه مدیریت شد، زیرا برای انجام فرود باید ترافیک هوایی و وجود فضا در باند فرودگاه بررسی شود. به عبارت دیگر، این چیزی بسیار پیچیده‌تر است و به رویکرد ساختارمندتری نیاز دارد .
ما این مثال را آوردیم تا بتوانید موضوعی را که باعث سردرگمی زیادی شده است بهتر درک کنید: تفاوت بین BPM و Workflow چیست؟ یا : آیا BPM و Workflow یکسان نیستند؟
گردش کار چیست؟
گردش کار مجموعه ای از فعالیت ها با هدف ارائه یک نمای کلی از یک فرآیند برای کاهش ناکارآمدی ها، نظارت بر نتایج و ترکیب اتوماسیون است. به‌علاوه، برای همسویی فرآیندها با اهداف تجاری و سیستم‌بندی نحوه تکمیل و اجرای اسناد و وظایف به دلایل کیفیت و/یا مطابقت عمل می‌کند.
گردش کار روشی را که هر شرکتی فرآیندها، فعالیت ها، وظایف، خط مشی ها و رویه ها را اجرا می کند تغییر می دهد. این به این صورت اتفاق می‌افتد زیرا نرم‌افزار مدیریت گردش کار به شما این امکان را می‌دهد که دنباله‌ای از کارها را تنظیم و نظارت کنید، معمولاً در قالب یک نمودار. بیشتر اوقات این نمودارها جزئی نیستند اما اطلاعات کافی را برای پیروی از دستورالعمل ها و اجرای کارآمد وظایف ارائه می دهند.
برای ایجاد یک قیاس دیگر، یک گردش کار مانند مراحل ساخت کیک است، اما نه کل فرآیند مونتاژ، بسته بندی و غیره. بنابراین، ما می گوییم که گردش کار در مقایسه با رشته BPM، نوک کوه یخ است.
BPM چیست؟
BPM مخفف عبارت Business Process Management است. این روشی است که دائماً تغییرات و پیشرفت‌ها را در جنبه‌های مختلف یک فرآیند ارزیابی می‌کند.
همانطور که در مقالات اشاره شده، هدف BPM دستیابی به اهداف سازمان از طریق بهبود روش‌ها، تکنیک‌ها و ابزارهای مدیریت و کنترل برای تجزیه و تحلیل، مدل‌سازی، انتشار، بهبود و کنترل فرآیندها است.
شباهت های بین BPM و Workflow
برای درک رابطه بین BPM و گردش کار، باید به شباهت های بین آنها بپردازیم. با تعاریفی که ارائه کردیم، هر دو برای بهبود فرآیندهای شرکت استفاده می شوند، زیرا هر دو ارزش را در کل فرآیند می بینند. علاوه بر این، BPM و Workflow در مورد وظایف، اتوماسیون و انتقال داده هستند.
توجه داشته باشید که روش BPM مشابه گردش کار است. اما به قول خودشان: یک چیز یک چیز است، یک چیز یک چیز دیگر.
تفاوت های بین BPM و Workflow چیست؟
ما مفاهیم BPM و Workflow را درک می کنیم. بنابراین، برای شروع، می‌توان گفت که گردش کار یک چرخ دنده ضروری است، اما تنها یکی از بسیاری از مؤلفه‌هایی است که یک فرآیند را تشکیل می‌دهند .
یک گردش کار به دنباله ای از فعالیت ها مربوط می شود که می تواند رویه های دستی یا خودکار (مبتنی بر نرم افزار) باشد. از سوی دیگر مدیریت فرآیندهای کسب و کار به اجرا و مدیریت فرآیندهای کسب و کار مرتبط است.
BPM شامل چندین گردش کار، ابزارهای اتوماسیون و سرمایه انسانی است . یک نرم‌افزار BPM باعث می‌شود همه چرخ‌دنده‌ها با هم – و هماهنگ – کار کنند تا نتیجه نهایی بهینه، کارآمد و چابک‌تری ایجاد شود. برخلاف گردش کار، مدیریت فرآیند کسب و کار توانایی هماهنگ کردن چندین فعالیت و فرآیند را به صورت یکپارچه دارد.
گردش کار یک ابزار اتوماسیون ساده برای هدایت وظایف به کاربران مسئول است. یک راه حل BPM، رویکرد ساختارمندتری دارد، در حالی که اتوماسیون گردش کار تنها بخشی از کل پازل است.
اگر نیاز به خودکارسازی یا سازماندهی یک فرآیند ساده در بخش خود دارید، گردش کار راهی برای رفتن است. با این حال، اگر بخش شما چندین فرآیند به هم پیوسته دارد، باید چندین گردش کار، فرم‌ها، اعلان‌ها، گزارش‌ها و موارد دیگر را مدیریت کنید، پاسخ در این مورد BPM خواهد بود.
آیا این بدان معناست که ما باید بین BPM و Workflow یکی را انتخاب کنیم؟
پاسخ منفی است. درک تفاوت بین BPM و Workflow ضروری است تا گیج نشوید و در نهایت فکر نکنید که هر دو اصطلاح یکسان هستند. با این حال، به جای فکر کردن به BPM در مقابل گردش کار، به این فکر کنید که هر دو با هم کار کنند .
نتیجه
مهمترین مورد شرط بندی روی یک پلتفرم، BPM است؛ که تمام عملکردهای یک سیستم گردش کار را به ویژگی های اضافی که تمام فرآیندهای شرکت را مدیریت می کند، ارائه می دهد و سطح سازمانی را بهبود می بخشد.
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد BPM، از شما دعوت می کنیم مقالات ما را بخوانید:
