با ابزارهای BPM، شرکت‌ها می‌توانند یک رویکرد سیستماتیک برای بهینه سازی و مدیریت فرآیندهای خود ایجاد کنند. این ابزارها به کاربران امکان ایجاد گردش کار و اتصال فرآیندهای متفاوت را می‌دهد.
برای CIO هایی که برای دستیابی به تحول دیجیتال برنامه ریزی می‌کنند، BPM می‌تواند فرآیندها را در سراسر سازمان دیجیتالی کند، هزینه‌های فناوری اطلاعات را کاهش دهد، چابکی را افزایش دهد و با مشارکت دادن کاربران و تیم های فناوری اطلاعات در طرح های تحول دیجیتال، کارایی کلی را بهبود بخشد.
مزایای کلی مدیریت فرآیند کسب و کار
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) عملیات را ساده می‌کند، کارایی را افزایش می‌دهد، هزینه‌ها را کاهش می‌دهد و بهره وری را بهبود می‌بخشد، به شناسایی تنگناها کمک می‌کند، همکاری را تقویت می‌کند، و تصمیم گیری را افزایش می‌دهد، که منجر به رقابت و رشد سازمانی می‌شود.
سیستم‌های BPM که به خوبی طراحی شده‌اند، با کمک به کارکنان در جهت‌یابی فرآیندهای پیچیده، افزایش دید در کارهای در انتظار، حفظ و سازمان‌دهی دانش سازمانی، و کاهش اتکا به فرآیندهای مبتنی بر کاغذ و ایمیل، نقش کلیدی در به حداقل رساندن چالش های سازمان دارند.
جاون استرتون، معاون مدیر اتوماسیون فرآیند در EDP Renewables
۱۰ مزیت برتر مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)
در اینجا ۱۰ مزیت برتر مدیریت فرآیند کسب و کار که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را ساده کنند، آورده شده است.
۱. افزایش بهره وری
BPM به سازمان کمک می‌کند تا چارچوب های محکمی برای تمام فرآیندهای خود بسازد. تمام فرآیندهای مهم مستند شده و نظارت و بهینه سازی می‌شوند.
تجزیه و تحلیل فرآیند به طور مداوم انجام می‌شود. وظایفی که هیچ ارزشی اضافه نمی‌کنند به راحتی شناسایی و حذف می‌شوند که منجر به افزایش کلی بهره‌وری می‌شود.
۲. سازمان چابک
با اجرای BPM مناسب در یک سازمان، تیم‌ها نسبت به تغییرات انعطاف پذیرتر هستند. تیم‌ها فرآیندهای خود را به خوبی می‌دانند. وقتی درک کاملی از فرآیندها وجود دارد، توضیح دادن چرایی و چگونگی تغییر جدید به تیم‌ها آسان است.
تصحیح دوره ای آسان تر است زیرا نقشه راه فرآیند روشن است. هر تغییری را میتوان به راحتی مشخص کرد و به سرعت پذیرفت.
سازمانی که در برابر تغییرات انعطاف پذیر باشد بسیار قدرتمند است و می‌تواند مشکلات ناشی از عوامل داخلی یا خارجی را حل کند و نتایج را به صورت تصاعدی افزایش دهد. تیم‌ها مقیاس پذیر، رقابتی و مشارکتی می‌شوند.
۳. کاهش خطاها
در ابزارهای ابتدایی مانند صفحات اکسل و ایمیل‌ها، خطاها تقریباً اجتناب ناپذیر هستند. هیچ راهی برای اطمینان از به روز ماندن داده‌ها و اینکه چه کسی چه کاری انجام می‌دهد وجود ندارد.
هنگامی که فرآیندها در صفحات اکسل مدیریت می‌شوند، ردیابی خطاها نیز غیرممکن است. زمانی که فرآیندها برای هر مرحله ذینفعی نداشته باشند، خطاهای متعددی رخ می‌دهند.
با تمرین خوب BPM، احتمال خطا تا حد زیادی کاهش می‌یابد. ذینفعان در هر مرحله، از وظایف خود مطلع می‌شوند و از رعایت معیارهای تعریف شده اطمینان می‌یابند. اگر خطا رخ دهد، به راحتی میتوان آنها را ردیابی کرد.
۴. تضمین انطباق خط مشی
اتخاذ BPM یک رویکرد یکباره برای ساده‌سازی فرآیندها و اجرای چارچوبی برای مطابقت با تمام سیاست‌های داخلی و خارجی است. BPM مطمئن می‌شود که فرآیندها به خوبی درک شده‌اند و از دستورالعمل های دقیق پیروی می‌کنند.
چندین سیاست خاص صنعت و بخش وجود دارد که باید از آنها پیروی کرد. به عنوان مثال، تیم‌های تدارکات و منابع انسانی سیاست‌های داخلی کاملاً متفاوتی برای رعایت کردن دارند. یک ابزار BPM باید اطمینان حاصل کند که هر دو تیم می‌توانند از سیاست‌های مربوطه خود در یک ابزار پیروی کنند.
۵. کاهش مدیریت خرد
مدیریت خرد ممکن است کار را در آن لحظه انجام دهد. اما در دراز مدت، همیشه برای یک شرکت مخرب است. یکی از دلایل اصلی که چرا رهبران تمایل به مدیریت خرد تیم‌های خود را دارند، چک کردن و پایبندی به روش های خود برای کاهش خطاها است.
BPM نیاز به مدیریت خرد را از بین می‌برد. تمام رویه‌های عملیاتی استاندارد به وضوح توسط رهبران و کارکنانی که در مورد وظایف خود آموزش دیده‌اند، مستند و اتوماتیک شده است. هنگامی که زمان یک مرحله خاص فرا می‌رسد، کارمندان هر بار بدون استفاده از دستورالعمل به صورت خودکار، کار را با وضوح انجام می‌دهند.
۶. دسترسی به داده های کنترل شده
برای اینکه کارمندان به طور موثر کار کنند، نیاز به دسترسی به داده‌ها از منابع مختلف دارند. اما این بدان معنا نیست که آنها نیاز به دسترسی به هر چیزی و همه چیز دارند. دسترسی به اطلاعات غیر ضروری نیز باعث سردرگمی و تاخیر می‌شود.
BPM بهترین ابزار برای ایجاد تعادل بین اضافه بار داده و ناکافی بودن داده است. شما می‌توانید دسترسی به داده‌های مورد نیاز برای تکمیل یک کار خاص را کنترل کنید و بقیه داده‌ها را از دسترس فرد خارج کنید.
۷. یک پلتفرم در سطح شرکت
ابزار مناسب BPM می‌تواند به عنوان یک پلتفرم مرکزی برای واکشی و هدایت داده‌ها به سیستم‌های نرم افزاری اصلی مانند ERP و CRM عمل کند. معمولاً نرم افزارهای وظیفه ای برای موارد استفاده منحصر به فرد ساخته می‌شوند. دسترسی به داده‌ها و استفاده از آن برای سایر فعالیت‌ها می‌تواند دشوار باشد.
ادغام نرم افزار اصلی با یک پلتفرم BPM در سطح شرکت، مزایای بسیاری را به همراه دارد. برخی از فرآیندها نیاز به مداخله انسانی دارند و برخی نه. می‌توانید با خودکار کردن فرآیندها، ورودی‌های دستی و زمان چرخه را کاهش دهید.
اگر همه کارمندان در چنین پلتفرم BPM کاربر شوند، همه به عملیات اصلی شرکت دسترسی خواهند داشت. آنها از سطح مناسبی از دسترسی به اطلاعات در سیستم‌های مختلف برخوردارند.
۸. تحول دیجیتال
تحول دیجیتال دیگر واژه جدیدی نیست. یکی از اجزای اصلی تحول دیجیتال، ایجاد ثبات و سازگاری سازمانی با ابزارها و شیوه‌های دیجیتال است.
استفاده از پلتفرم‌های BPM در تلاش‌های شما برای تحول دیجیتال بسیار مهم است. پس از تعیین اهداف سازمان خود برای دو تا سه سال آینده، می‌توانید از BPM به عنوان ابزاری برای ایجاد فرآیندهایی استفاده کنید که به شما در دستیابی به آن اهداف کمک می‌کند.
کارمندان آنچه را که برای تیمشان بهترین است تجزیه و تحلیل می‌کنند و راه حل‌های خود را می‌سازند که به نوبه خود به ایجاد تحول دیجیتال کمک می‌کند.
۹. نقاط قوت و شکاف‌های مهارتی را شناسایی کنید
فرآیندها صرفاً راه هایی برای هماهنگ کردن افراد، مهارت‌ها، قابلیت‌ها و رفتار با سایر سیستم‌ها و منابع برای به دست آوردن نتایج مناسب هستند. با BPM نظارت مداوم بر فرآیندها وجود دارد.
BPM می‌تواند به شما در مورد شکاف‌های مهارتی در کارکنان هشدار دهد. هنگامی که یک فرآیند همیشه در یک مرحله خاص با یک شخص خاص درگیر می‌شود نشانه عدم آموزش کافی این فرد است.
وقتی یک مرحله خاص در یک فرآیند همیشه در اجرا و بازیابی خطا سریع باشد، نشانه مهارت و عملکرد خوب کارکنان است. توجه داشته باشید که این تنها در BPM انسان محور که پلتفرم برای فرآیندهای انسان محور ساخته شده است امکان پذیر است.
۱۰. منحنی پذیرش کارکنان
با معرفی هر محصول جدید، روش جدیدی برای کار وجود دارد. چرخه تبلیغات گارتنر توالی رویدادهایی را توضیح می‌دهد که یک تیم در طول پذیرش یک محصول جدید متحمل می‌شوند.
زمان صرف شده برای رسیدن به نقطه اوج بهره وری برای هر برنامه متفاوت است. پذیرش برخی آسان است، برخی نه. این به جامعیت راه حلی که پیاده سازی می‌کنید بستگی دارد.
به میزان تلاشی که برای پیاده سازی راه حل‌های چند بعدی در بخش های مختلف انجام می‌دهید فکر کنید. هر راه حلی زمان پذیرش خاص خود را دارد. شما باید هر بار که نرم افزار جدیدی را خریداری می‌کنید، از کل منحنی رشد عبور کنید تا یک فرآیند را تطبیق دهید.
فرآیندها را با نرم افزار BPMS میراکام ساده کنید
BPMS میراکام فرآیندها را بهینه و تسریع می‌کند و کارایی را افزایش می‌دهد. این تضمین می‌کند که کار به شیوه‌ای ثابت انجام می‌شود و کارمندان بر روی کارهایی با ارزش بالاتر تمرکز می‌کنند. فرآیندها را با سهولت، طراحی و اصلاح کنید. پلتفرم ما فرآیندها را ساده می‌کند، خطاها را حذف می‌کند و در زمان و هزینه شما صرفه جویی می‌کند.
نرم افزار BPMS میراکام برای اتوماتیک کردن محاسبات طراحی شده است و حتی غیر توسعه دهندگان نیز می‌توانند از آن استفاده کنند. یک پلتفرم انعطاف پذیر و مقیاس پذیر است که کارمندان را فعال نگه می‌دارد و رهبران کسب و کار را توانمند می‌کند.
