مدلسازی فرآیند کسب و کار
مدل سازی فرآیند کسب و کار (BPM)، یک تکنیک نمایش فرآیند است که هدف آن درک، برقراری ارتباط و بهینه سازی فرآیندهای درون سازمانی است. سطح بالایی از مدلسازی جزئیات است که شامل فعالیت‌هایی است که باید انجام شود، افراد مسئول این فعالیت‌ها و روابط ارتباطی بین این افراد در کسب‌وکار، همانطور که در مثال شکل ۱ می‌بینیم.
نزدیک شدن به حوزه کسب و کار، یک چالش برای دانشمندان کامپیوتر است زیرا شامل جنبه هایی مانند: تعریف دامنه کسب و کار و تجزیه و تحلیل دامنه است. تعریف دامنه کسب و کار شامل انتزاع آنچه مدلسازی می‌شود و تعیین اینکه آیا این محدوده نیازهای مشتری را برآورده می‌کند یا خیر.
در حین ساخت اسکوپ، لازم است برخی از سوالات مطرح شود، مانند:
- مشتری فرآیند کیست؟
- آیا دامنه آن نیازها و آرزوهای مشتری را برآورده می کند؟
- کدام حوزه های ارتباطی در این فرآیند دخیل هستند؟
- ورودی ها و خروجی های فعالیت چیست؟
- شاخص‌های کلیدی کدامند و چگونه در رابطه با مهلت‌ها و هزینه‌ها اندازه‌گیری می‌شوند؟
مدلسازی فرآیند پیوندی است که به درک کسب‌وکاری که همراه با متخصصان فناوری اطلاعات ایجاد می‌شود، کمک می‌کند. برای تسهیل درک مدلسازی فرآیند کسب‌وکار، لازم است بدانیم چرخه عمر مدلسازی چگونه کار می‌کند.
چرخه زندگی مدل سازی فرآیند کسب و کار
همانطور که در شکل ۲ نشان داده شده است، چرخه شامل: طراحی و تجزیه و تحلیل، پیکربندی، اجرا و ارزیابی است.
طراحی و تجزیه و تحلیل شامل بررسی در مورد فرآیندها و همچنین محیط سازمانی و فنی است. پیکربندی ورودی هایی است که امکان مدل سازی این فرآیند را فراهم می کند. اجرا به نظارت و ثبت مراحل جریان برای تجسم وضعیت فرآیند مربوط می شود. ارزیابی تجزیه و تحلیلی است از نحوه عملکرد این فرآیند در مرحله فعلی و همچنین آنچه که می توان برای بهبود بهره وری آن و برآورده کردن آرزوهای ذینفعان درگیر انجام داد.
اصول اولیه مدل سازی فرآیند کسب و کار
علاوه بر مفهوم چرخه عمر، درک ۹ اصل اساسی مدلسازی فرآیند کسب‌وکار برای ما مهم است:
- تعامل بین مشتری و سازمان
- ارزش افزوده برای مشتری
- کاهش تأخیر جریان در طول تبادل فعالیت
- اجتناب از اتوماسیون بیش از حد
- استاندارد کردن فرآیندهای کسب و کار
- قوانین تجارت را پیش بینی کنید
- اجرای استانداردهای انطباق
- اعتبارسنجی مدل سازی BPM
- سادگی در طراحی فرآیند
۱. تعامل مشتری و سازمان
تعامل بین مشتری و یک سازمان، لحظه کلیدی در کاری است که هدف آن مدل سازی فرآیندی برای بهبود بهره وری شرکت است. در طول این تعامل، مشتری باید احساس کند که نیازهای شرکتش از نظر کاهش هزینه، زمان و هزینه برآورده خواهد شد.
این تعامل همچنین به عنوان لحظه حقیقت شناخته می شود زیرا رابطه اعتماد اولیه را در مورد اینکه چه کسی خدمات ارائه می دهد و چه کسی به دست می آورد ایجاد می کند.
۲. ارزش افزوده به مشتری
از لحظه ای که یک رابطه اعتماد با مشتری برقرار می شود، لازم است مدل سازی فرآیندی انجام شود که به کسب و کار او ارزش افزوده می دهد، یعنی اگر فعالیت های جریان فرآیند، بهره وری حوزه سازمانی را بهبود نبخشد، باید انجام شود، باید بازسازی شود یا یک جریان جدید انجام شود.
۳. کاهش تاخیرهای جریان در طول تبادل فعالیت
در طول این فرآیند طراحی مجدد و ایجاد یک جریان جدید، مهم است که تا حد امکان خطاهایی را که می‌تواند در جریان تبادل مسئولیت‌ها در فعالیت‌های گردش کار رخ دهد، پیش‌بینی کرد تا تأخیر رخ ندهد.
۴. از اتوماسیون بیش از حد خودداری کنید
عامل مهم دیگر جلوگیری از اتوماسیون بیش از حد فرآیندها است. بنابراین، در نظر گرفتن پنج جنبه در ساخت جریان مهم است:
- هدف مشخصی داشته باشید؛
- مراقب باشید که جزئیات فرآیند را بیش از حد انجام ندهید.
- مراقب باشید که جزئیات فرآیند را کم نکنید.
- بررسی مدل؛
- اعتبار مدل با ذینفعان
۵. فرآیندهای تجاری را استاندارد کنید
استانداردسازی در مدلسازی فرآیند مهم است، زیرا یک شرکت اغلب چندین فرآیند در سلسله مراتب سازمانی خود دارد که به هم مرتبط هستند. بنابراین، هنگامی که استانداردسازی اتفاق می افتد، عملیات فعالیت ها را تسهیل می کند، بهره وری را افزایش می دهد، کیفیت را بهبود می بخشد و هزینه های عملیاتی را کاهش می دهد.
۶. قوانین کسب و کار را پیش بینی کنید
سازمان ها همچنین قوانین تجاری خاصی دارند که مسیر عملیات و فرآیندهای آنها را در حین اجرا و تصمیم گیری در طول فعالیت های فرآیند کسب و کار تعیین می کند.
۷. اجرای استانداردهای انطباق
شرکت ها ممکن است استانداردهای انطباق داشته باشند که باید هنگام مدل سازی فرآیند در نظر گرفته شوند، مانند استانداردهای حسابرسی داخلی. بنابراین همیشه مهم است که بررسی کنید آیا قوانینی وجود دارد که برای نوع خاصی از سازمان در نظر گرفته شده است.
۸. اعتبارسنجی مدل سازی BPM
اعتبارسنجی مدل کسب و کار با افرادی که در اجرای فرآیند دخیل هستند، اساسی است زیرا ممکن است افراد با نمادهای فرآیند آشنا نباشند.
به همین دلیل توصیه می شود با در نظر گرفتن برخی اقدامات خوب مانند: شامل زمینه های ضروری، نمونه سازی اولیه فرآیند انجام شود. انجام پیکربندی ساده رگه های مسئولیت ها؛ ایجاد وظایف دستی برای نشان دادن فعالیت های فرآیند، و همچنین انجام جلسات با شخص درگیر برای انجام تعاملات با مشتری و شخص دیگری برای انجام اعتبار سنجی و تنظیمات در نمونه سازی اولیه.
۹. سادگی در طراحی فرآیند
این نمونه سازی باید تا حد امکان ساده و همراه با اطلاعات لازم باشد تا فرآیند قابل اجرا باشد و نیازهای بهبود فرآیند مشتری را برآورده کند.
در نتیجه
مدلسازی فرآیند کسب‌وکار با رعایت اصول ساخت‌وساز آن، به بهبود ارتباطات سازمان در طول فعالیت‌های انجام‌شده و همچنین خودکارسازی و بهبود مدیریت فرآیند شرکت‌ها، کاهش هزینه و زمان در حین اجرای فعالیت‌ها کمک می‌کند.
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد BPM، از شما دعوت می کنیم مقالات ما را بخوانید:
