BPMS چیست؟ همه آنچه که باید بدانید!

در دنیای رقابتی امروز، برای رسیدن به موفقیت پایدار و حفظ موقعیت در بازار، شرکت‌ها باید فرآیندهای کسب‌وکار خود را به دقت مدیریت کنند. فرآیندهای بهبود یافته نه تنها به افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها کمک می‌کنند، بلکه موجب افزایش رضایت مشتریان نیز می‌شوند.

از آنجایی که اشتباهات در دنیای کسب‌وکار به سرعت تاثیرات منفی خود را نمایان می‌کنند، استفاده از ابزارهایی که به سازمان‌ها کمک کنند تا این اشتباهات را کاهش دهند و فرآیندها را بهینه‌سازی کنند، بیش از پیش اهمیت پیدا کرده است.

پیاده‌سازی سامانه‌های BPMS به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که فرآیندهای کسب‌وکار خود را به صورت هوشمندانه طراحی، پیاده‌سازی، نظارت و بهینه‌سازی کنند. این سامانه‌ها به طور ویژه برای ساده‌سازی ارتباطات درون‌سازمانی، کاهش ضایعات و بهبود کارایی شرکت‌ها طراحی شده‌اند. در این مقاله، به طور کامل توضیح خواهیم داد که BPMS چیست؟ و چگونه پیاده‌سازی سامانه‌های آن می‌تواند به بهبود عملکرد کسب‌وکار شما کمک کند.

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPMS چیست؟

BPMS چیست؟ سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای کسب‌وکار خود را طراحی، پیاده‌سازی، نظارت و بهینه‌سازی کنند. این سیستم‌ها ابزارهایی هستند که به سازمان‌ها این امکان را می‌دهند که فرآیندهای خود را از طریق اتوماسیون بهبود بخشند و هزینه‌ها را کاهش دهند.

از آنجا که رقابت در صنایع مختلف رو به افزایش است و بازارها بیشتر از پیش به اشتباهات حساس شده‌اند، استفاده از BPMS برای سازمان‌ها به یک ضرورت تبدیل شده است.

در واقع، پیاده سازی مدیریت فرآیند کسب و کار به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که فرآیندهای کسب‌وکار خود را به صورت شهودی و ساده مدل‌سازی کنند، داده‌ها را جمع‌آوری کرده و از آن‌ها برای بهینه‌سازی فرآیندهای کلیدی استفاده کنند. این سامانه‌ها همچنین به کاهش ضایعات و بهبود کارایی شرکت‌ها کمک می‌کنند و در نهایت موجب افزایش رضایت مشتریان و بهره‌وری بیشتر در سازمان می‌شوند.

نحوه کارکرد BPMS چیست؟

سیستم‌های BPMS در چهار مرحله اصلی برای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار کار می‌کنند. این مراحل به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای خود را به صورت کاملاً بهینه اجرا کنند و از آن‌ها برای افزایش کارایی بهره ببرند.

• مرحله ۱: کاربران سازمان فرآیندهای خود را مستند می‌کنند و اقداماتی مناسب و کارآمد را برای انجام وظایف مشخص می‌کنند. در این مرحله، تعیین وظایف و مسئولیت‌ها به دقت صورت می‌گیرد تا از هرگونه اشتباه و تکرار جلوگیری شود.
• مرحله ۲: فرآیندها به صورت نمودارهای جریان ترسیم می‌شوند. در این مرحله، سازمان‌ها مجموعه‌ای از قوانین برای مدل‌سازی فرآیندها ایجاد می‌کنند تا مسیر انجام وظایف به صورت واضح و قابل فهم برای همه اعضای تیم مشخص شود.
• مرحله ۳: فرآیندها به صورت خودکار با استفاده از ابزارهای اتوماسیون پیاده‌سازی می‌شوند. این فرآیندها با یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌های سازمانی انجام می‌شوند تا از هرگونه خطای انسانی جلوگیری کرده و کارایی را به حداکثر برسانند.
• مرحله ۴: نظارت و بهبود مستمر انجام می‌شود. در این مرحله، سازمان‌ها به دقت عملکرد فرآیندهای خود را نظارت کرده و تغییرات لازم را برای بهبود نتایج کسب‌وکار اعمال می‌کنند. این مرحله کمک می‌کند تا فرآیندها به طور مداوم اصلاح شده و بهینه شوند.

ویژگی‌های کلیدی BPMS چیست؟

سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) دارای ویژگی‌هایی هستند که به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای خود را به‌طور مؤثر مدیریت کنند و عملکرد خود را بهبود بخشند. این ویژگی‌ها شامل خودکارسازی، تجزیه و تحلیل

۱. اتوماسیون گردش کار:

یکی از ویژگی‌های اصلی BPMS، اتوماسیون فرآیندها است. سیستم‌های BPMS به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا فرآیندها و گردش‌های کاری خود را به صورت خودکار طراحی، مدل‌سازی و اجرایی کنند. این خودکارسازی موجب کاهش خطاهای انسانی و افزایش دقت در انجام وظایف می‌شود. همچنین، BPMS می‌تواند به‌طور مستمر فرآیندها را نظارت کرده و گلوگاه‌ها را شناسایی و از بین ببرد.

۲. مدیریت داده‌ها:

در دنیای کسب‌وکار امروز، حجم زیادی از داده‌ها تولید می‌شود. سیستم‌های BPMS دارای ویژگی‌های پیشرفته برای مدیریت و تحلیل کسب و کار هستند. این سیستم‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا داده‌ها را جمع‌آوری کرده، آن‌ها را به صورت مؤثر تحلیل کنند و از این تحلیل‌ها برای بهبود فرآیندهای کسب‌وکار استفاده کنند.

۳. مدل‌سازی گردش کار بصری:

BPMS به کاربران این امکان را می‌دهد که مدل‌سازی فرآیندها را به صورت بصری و شهودی انجام دهند. این ویژگی، فرآیندها را برای تمام اعضای تیم قابل فهم و پیگیری می‌کند. همچنین، سیستم BPMS به کاربران اجازه می‌دهد تا فرم‌ها و فرآیندهای وب را به راحتی طراحی و مدل‌سازی کنند.

۴. تجزیه و تحلیل و گزارش‌گیری:

ابزارهای BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا عملکرد فرآیندها را تجزیه و تحلیل کنند و از این داده‌ها برای بهبود نتایج استفاده نمایند. گزارش‌ها و تحلیل‌های دقیق می‌توانند به شناسایی مشکلات موجود در فرآیندها کمک کرده و انتظارات مشتری را بهتر درک کنند.

۵. یکپارچه‌سازی با سیستم‌های دیگر:

یک سیستم BPMS قادر است تا با سایر سیستم‌های سازمان (مثل CRM، ERP و HRM) یکپارچه‌سازی داده‌ها و سیستم‌ها را انجام دهد. این یکپارچگی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای مختلف را به صورت یکپارچه مدیریت کنند و از اتلاف وقت و منابع جلوگیری کنند.

مزایای استفاده از BPMS چیست؟

استفاده از سیستم‌های BPMS مزایای زیادی برای سازمان‌ها به همراه دارد که می‌تواند به بهبود عملکرد کلی کسب‌وکار کمک کند. این سیستم‌ها به شما امکان می‌دهند تا فرآیندهای کسب‌وکار را به‌طور مؤثری مدیریت، خودکارسازی و بهینه‌سازی کنید، که این کار باعث افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و بهبود تجربه مشتری می‌شود.

با پیاده‌سازی سامانه‌های BPMS، سازمان‌ها قادر خواهند بود تا فرآیندهای کاری خود را بهینه کنند، گلوگاه‌ها را شناسایی کنند و در نهایت عملکرد خود را بهبود بخشند. از جمله مزایای مهم این سیستم‌ها می‌توان به کاهش هزینه‌ها، افزایش سرعت عملیات، بهبود کیفیت خدمات و پاسخگویی بهتر به نیازهای مشتریان اشاره کرد. همچنین، BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را در برابر تغییرات سریع بازار و نیازهای متغیر مشتریان چابک‌تر و انعطاف‌پذیرتر کنند.

اگر شما نیز به دنبال افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و بهبود تجربه مشتری در سازمان خود هستید، پیشنهاد می‌کنیم که مقاله «۱۰ مزیت مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM)» را مطالعه کنید. در این مقاله از مجله میراکام، به طور کامل به بررسی مزایای BPMS و تاثیر آن بر کارایی کسب‌وکار پرداخته‌ایم و راه‌های بهبود فرآیندهای کسب‌وکار با استفاده از این سیستم‌ها را توضیح داده‌ایم.

نحوه ارزیابی BPMS چیست؟

برای انتخاب و پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز یک سیستم BPMS در سازمان خود، باید ویژگی‌ها و معیارهای مختلفی را در نظر بگیرید. این ارزیابی به شما کمک می‌کند تا بهترین گزینه را برای نیازهای خاص کسب‌وکار خود انتخاب کنید و از پیاده‌سازی آن بیشترین بهره را ببرید. در ادامه به برخی از پارامترهای مهم برای ارزیابی BPMS اشاره می‌کنیم.

۱. سهولت استفاده:

یکی از ویژگی‌های مهم در انتخاب BPMS، سهولت استفاده است. سیستم‌های BPMS باید دارای رابط کاربری ساده و شهودی باشند تا کارکنان به راحتی بتوانند از آن‌ها استفاده کنند و زمان کمتری برای یادگیری نحوه کارکرد آن‌ها صرف کنند. سیستم‌های پیچیده ممکن است باعث تاخیر در عملکرد و کاهش بهره‌وری شوند.

۲. بازده مورد انتظار سرمایه (ROI):

برای ارزیابی BPMS، باید بازده سرمایه‌گذاری (ROI) آن را محاسبه کنید. این شامل بررسی هزینه‌های نرم‌افزار، صرفه‌جویی در زمان، بهبود بهره‌وری و کاهش اشتباهات است. ارزیابی ROI به شما کمک می‌کند تا درک دقیقی از تأثیر BPMS بر کسب‌وکار خود پیدا کنید و تصمیم بگیرید که آیا این سرمایه‌گذاری ارزشمند است یا خیر.

۳. حل مشکلات خاص:

قبل از انتخاب BPMS، باید مشکلات خاص کسب‌وکار خود را شناسایی کنید. این مشکلات می‌توانند شامل گلوگاه‌های فرآیند، مشکلات ارتباطی بین تیم‌ها، یا نیاز به تجزیه و تحلیل دقیق‌تر داده‌ها باشند. انتخاب یک سیستم BPMS که بتواند به طور مؤثر این مشکلات را حل کند، بسیار مهم است.

۴. مقیاس‌پذیری بالا:

یکی دیگر از پارامترهای مهم در انتخاب BPMS، مقیاس‌پذیری است. سیستم باید قابلیت رشد و سازگاری با تغییرات نیازهای سازمان شما را داشته باشد. BPMS باید قادر باشد که با افزایش حجم داده‌ها، تعداد کاربران و پیچیدگی فرآیندها، همچنان عملکرد خود را حفظ کند.

۵. انتخاب بین Cloud و On-premise:

در نهایت، باید تصمیم بگیرید که آیا BPMS را به صورت Cloud (سرویس ابری) یا On-premise (نصب داخلی) پیاده‌سازی کنید. سیستم‌های Cloud اغلب مقرون به صرفه‌تر و انعطاف‌پذیرتر هستند، در حالی که سیستم‌های On-premise امکان کنترل بیشتر و ذخیره‌سازی داده‌ها به صورت داخلی را فراهم می‌کنند. بسته به نیازهای امنیتی و سازمانی خود، باید یکی از این گزینه‌ها را انتخاب کنید.

مراحل پیاده‌سازی BPMS چیست؟

پیاده‌سازی موفق BPMS نیازمند یک رویکرد گام به گام است. ابتدا باید تیمی متشکل از اعضای مختلف سازمان تشکیل دهید تا فرآیندهای کسب‌وکار را شناسایی و سیستم را متناسب با نیازهای سازمان تنظیم کنند. سپس، با استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) عملکرد سیستم را اندازه‌گیری کنید.

پیاده‌سازی باید به تدریج و با تعیین محدوده پروژه انجام شود، و در این مرحله از پلتفرم‌هایی استفاده کنید که امکان سفارشی‌سازی فرآیندها را داشته باشند. همچنین، یکپارچه‌سازی BPMS با دیگر سیستم‌های سازمانی مانند CRM و ERP ضروری است تا تمامی فرآیندها به‌طور هماهنگ اجرا شوند.

ویژگی‌های ضروری یک سیستم BPMS چیست؟

برای انتخاب یک BPMS مناسب، توجه به ویژگی‌های ضروری آن سیستم بسیار مهم است. این ویژگی‌ها باید به شما کمک کنند تا فرآیندهای کسب‌وکار خود را به‌طور مؤثر مدیریت و بهینه‌سازی کنید. در اینجا به برخی از ویژگی‌های کلیدی که هر سیستم BPMS باید داشته باشد، اشاره می‌کنیم:

1. ابزار نمودارسازی فرآیند بصری: یک BPMS باید دارای ابزار نمودارسازی فرآیندها به صورت گرافیکی باشد. این ابزار به کاربران کمک می‌کند تا فرآیندهای پیچیده را به‌طور بصری مدل‌سازی کرده و آن‌ها را به راحتی درک کنند. این ویژگی به ویژه برای افرادی که تخصص فنی ندارند، بسیار مفید است.
2. طراح فرم درگ و دراپ: وجود یک ابزار طراحی فرم درگ و دراپ به کاربران این امکان را می‌دهد که به سادگی فرم‌ها را طراحی و ویرایش کنند بدون نیاز به کدنویسی. این ویژگی باعث می‌شود که تیم‌های غیر فنی نیز بتوانند به راحتی فرآیندها را شخصی‌سازی کنند.
3. کنترل دسترسی مبتنی بر نقش: یکی از ویژگی‌های مهم امنیتی در BPMS، کنترل دسترسی مبتنی بر نقش است. این ویژگی اجازه می‌دهد تا بر اساس نقش هر کاربر، دسترسی به اطلاعات و فرآیندهای خاص محدود یا مجاز شود. این امر امنیت سیستم را افزایش می‌دهد و از دسترسی غیرمجاز جلوگیری می‌کند.

نمونه‌هایی از کاربرد BPMS در صنایع مختلف

سیستم‌های BPMS نه تنها در صنایع مختلف کاربرد دارند، بلکه به بهینه‌سازی فرآیندها و افزایش کارایی در زمینه‌های مختلف کمک می‌کنند. در اینجا برخی از نمونه‌های کاربرد BPMS در صنایع مختلف آورده شده است:

۱. منابع انسانی:

در بخش منابع انسانی، BPMS به مدیریت فرآیندهای مختلف از جمله استخدام، آموزش و ارزیابی عملکرد کمک می‌کند. با خودکارسازی این فرآیندها، سازمان‌ها می‌توانند وقت و منابع خود را به طور مؤثری مدیریت کنند و از اشتباهات انسانی جلوگیری کنند.

۲. تدارکات:

در بخش تدارکات، BPMS می‌تواند برای مدیریت تأمین کالا، بررسی وضعیت موجودی و بهینه‌سازی زنجیره تأمین استفاده شود. این سیستم‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای تدارکاتی را به صورت خودکار و هماهنگ مدیریت کنند و هزینه‌ها را کاهش دهند.

۳. مالی و سرمایه‌گذاری:

در بخش مالی، BPMS برای مدیریت فرآیندهای حسابداری، تجزیه و تحلیل هزینه‌ها و گزارش‌گیری مالی بسیار مفید است. این سیستم‌ها به سازمان‌ها این امکان را می‌دهند که اطلاعات مالی دقیق و به‌روز را در اختیار مدیران قرار دهند.

۴. مدیریت پروژه:

در مدیریت پروژه، BPMS به تخصیص منابع، پیگیری پیشرفت پروژه‌ها و مدیریت زمان کمک می‌کند. با استفاده از BPMS، سازمان‌ها می‌توانند پروژه‌ها را به‌طور مؤثرتر و به‌موقع به اتمام برسانند.

۵. بازاریابی و فروش:

در بخش بازاریابی و فروش، BPMS می‌تواند برای مدیریت کمپین‌های تبلیغاتی، پیگیری سرنخ‌ها و بهینه‌سازی فرآیندهای فروش مورد استفاده قرار گیرد. این سیستم‌ها به تیم‌های فروش کمک می‌کنند تا فرآیندهای خود را خودکار کرده و نرخ تبدیل را افزایش دهند.

چه کسی می‌تواند از BPMS استفاده کند؟

BPMS ابزاری است که می‌تواند توسط هر نوع سازمانی برای بهبود فرآیندهای کسب‌وکار مورد استفاده قرار گیرد. از شرکت‌های کوچک گرفته تا سازمان‌های بزرگ، پیاده‌سازی سامانه‌های BPMS می‌تواند به بهینه‌سازی کارایی و کاهش هزینه‌ها کمک کند. در اینجا به دسته‌های مختلف سازمان‌ها اشاره می‌کنیم که می‌توانند از BPMS بهره‌مند شوند:

۱. کسب‌وکارهای کوچک:

حتی شرکت‌های کوچک می‌توانند از سیستم‌های BPMS برای مدیریت فرآیندهای داخلی و خودکارسازی کارها استفاده کنند. این سیستم‌ها به کسب‌وکارهای کوچک کمک می‌کنند تا بهره‌وری را افزایش دهند و هزینه‌ها را کاهش دهند بدون اینکه نیازی به تیم‌های بزرگ IT داشته باشند.

۲. سازمان‌های بزرگ:

برای سازمان‌های بزرگ با فرآیندهای پیچیده‌تر، BPMS می‌تواند به عنوان یک ابزار اصلی برای یکپارچه‌سازی و بهبود فرآیندها عمل کند. این سیستم‌ها به سازمان‌های بزرگ کمک می‌کنند تا عملکرد داخلی خود را هماهنگ کرده و مدیریت منابع را بهبود بخشند.

۳. صنایع مختلف:

BPMS در صنایع مختلف مانند تولید، خدمات مالی، بهداشت، فناوری اطلاعات و تجارت الکترونیک به کار می‌رود. در هر صنعتی که فرآیندهای پیچیده و نیاز به نظارت و بهینه‌سازی وجود داشته باشد، BPMS می‌تواند ارزش زیادی به ارمغان بیاورد.

۴. شرکت‌های مشاوره و خدمات:

شرکت‌های مشاوره و خدماتی نیز می‌توانند از BPMS برای مدیریت پروژه‌ها، ارتباط با مشتریان و ارائه خدمات بهتر به مشتریان خود استفاده کنند. این سیستم‌ها کمک می‌کنند تا تیم‌ها به طور مؤثری با یکدیگر همکاری کرده و خدمات با کیفیت بالا ارائه دهند.

چگونه BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند؟

سیستم‌های BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای کسب‌وکار خود را بهینه‌سازی کرده و به اهداف خود دست یابند. این سیستم‌ها از طریق ویژگی‌های متعددی که دارند، باعث بهبود عملکرد و کاهش هزینه‌ها در سازمان‌ها می‌شوند. در اینجا به برخی از روش‌هایی که BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند، اشاره می‌کنیم:

1. تقویت ارتباطات داخلی بین تیم‌ها: BPMS فرآیندها را یکپارچه کرده و ارتباطات میان تیم‌ها را سریع و مؤثر می‌کند، که از اتلاف وقت جلوگیری می‌کند.
2. ایجاد یک فرهنگ مشارکتی: BPMS همکاری میان کارکنان را تقویت کرده و فرآیندها را به‌طور هماهنگ و سریع‌تر انجام می‌دهد.
3. اصلاح و ارتقای فرآیندها: BPMS فرآیندهای ناکارآمد را شناسایی کرده و به بهبود آن‌ها کمک می‌کند تا عملکرد سازمان بهینه شود.
4. تسریع در تغییرات: BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا سریع‌تر به تغییرات محیطی و نیازهای مشتریان واکنش نشان دهند.

انتخاب بهترین BPMS برای سازمان شما

انتخاب سیستم BPMS مناسب برای سازمان شما بستگی به نیازها و اهداف خاص کسب‌وکار شما دارد. برای اینکه BPMS به‌طور مؤثر عمل کند، باید عواملی مانند مقیاس‌پذیری، سهولت استفاده، یکپارچگی با سایر سیستم‌ها، و هزینه را در نظر بگیرید.

1. مقیاس‌پذیری: BPMS باید قادر باشد با رشد سازمان شما سازگار شود. این سیستم‌ها باید توانایی مدیریت فرآیندهای پیچیده‌تر و حجم بالای داده‌ها را در آینده داشته باشند.
2. سهولت استفاده: سیستم BPMS باید دارای رابط کاربری ساده و شهودی باشد تا کارکنان بتوانند به سرعت از آن استفاده کنند. پیچیدگی سیستم ممکن است باعث کاهش بهره‌وری شود.
3. یکپارچگی با سیستم‌های موجود: BPMS باید قابلیت یکپارچه‌سازی با دیگر سیستم‌های سازمان مانند ERP، CRM و HRM را داشته باشد تا فرآیندها به‌طور هماهنگ اجرا شوند.
4. هزینه: هزینه سیستم BPMS باید با بودجه سازمان شما متناسب باشد. باید مطمئن شوید که هزینه‌ها با بازده سرمایه‌گذاری (ROI) آن سیستم همخوانی دارد.

نتیجه‌گیری

در نهایت، پیاده‌سازی BPMS می‌تواند تأثیرات چشمگیری بر کارایی، بهره‌وری و هزینه‌های سازمان شما داشته باشد. این سیستم‌ها با اتوماسیون فرآیندها، یکپارچه‌سازی داده‌ها و سیستم‌ها و بهبود ارتباطات داخلی، به شما کمک می‌کنند تا فرآیندهای کسب‌وکار خود را به‌طور مؤثرتر مدیریت کنید و به نتایج بهتری دست یابید.

همچنین، با توجه به مزایای بی‌شمار BPMS، از جمله کاهش هزینه‌ها، بهبود کیفیت خدمات و افزایش چابکی کسب‌وکار، این سیستم‌ها به ابزاری ضروری برای سازمان‌ها در دنیای رقابتی امروز تبدیل شده‌اند. اگر به دنبال بهبود فرآیندهای کسب‌وکار خود هستید، پیاده‌سازی سامانه‌های BPMS می‌تواند بهترین تصمیم باشد.

برای اینکه از تمامی مزایای BPMS بهره‌مند شوید و فرآیندهای خود را به سطح جدیدی ارتقا دهید، توصیه می‌کنیم مشاوره تخصصی از مدرسه تحول دیجیتال میراکام دریافت کنید. متخصصان ما آماده‌اند تا شما را در مسیر پیاده‌سازی BPMS و تحول دیجیتال همراهی کنند و به شما کمک کنند تا به نتایج بهینه دست یابید.

سوالات متداول