انتخاب نرم افزار، فقط یک علم نیست بلکه هنر است و بسیاری از شرکت ها همچنان با این موضوع دست و پنجه نرم می کنند.

با توجه به  پیشرفت و افزایش سطح فناوری، برای کاهش هزینه و زمان مصرفی، نرم افزار های متنوعی طراحی شده است. بنابراین انتخاب نرم افزاری که مطابق با اهداف سازمان ما باشد بسیار سخت و زمان بر است. همچنین همواره باید به دنبال روشی برای بهبود عملکرد سیستم و سرعت بخشیدن در دستیابی به اهداف سازمان باشیم.

قبل از خرید نرم افزار به چه نکاتی باید توجه کنیم؟

قبل از خرید هر نرم افزاری که مستقیماً بر بازاریابی، فروش، خدمات مشتریان، امور مالی و سایر موارد تأثیر می گذارد، باید برخی از جنبه ها را در نظر بگیرید. در عین حال که پیاده سازی یک نرم افزار جدید، می تواند بهره وری شما را افزایش دهد می تواند شما را از دیدن نتایج مطلوب دلسرد کند.

لذا در این مطلب سعی کردیم مختصری توضیحات لازم را برای شما ارائه دهیم تا در نهایت بتوانید نرم افزار ایده آلی را که مد نظر دارید تهیه کنید.

• نیازسنجی

اول از همه شما باید میزان بزرگی شرکت خود را ارزیابی کنید. با توجه به اندازه‌ی سازمان  و پیچیدگی های آن، نرم افزار مناسب را انتخاب کنید.

هنگام ارزیابی نرم افزار، مهمترین چیزی که باید در نظر داشته باشید نیازهای خاص شرکت شما است. نرم‌افزار باید به آسان‌تر و کارآمدتر شدن کسب و کار شما کمک کند و پذیرش و استفاده آن برای کارکنان دشوار نباشد.

در این رابطه می توانیم از پرسنل و کارمندان خود نیز نظرخواهی کنیم. در واقع بیشترین چالش با سیستم را آنها خواهند داشت. اگر در حال حاضر از یک برنامه نرم افزاری استفاده می کنید و می خواهید آن را جایگزین کنید، مزایا و معایب آن را حتما مشخص کنید تا دقیقا بدانید که یک جایگزین مناسب برای شما باید چه ویژگی هایی داشته باشد.

• کاربرپسند (User Friendly) بودن و سادگی

اصل مهمی که باید قبل از خرید بدانید توجه به رابط کاربری نرم افزار است. اگر نرم افزار شما ساده و قابل درک باشد دیگر نیازی به صرف زمان زیاد برای آموزش کاربران و حتی هزینه بیشتر برای استخدام پرسنل جدید ندارید.

نرم افزار پیچیده باعث خستگی دوچندان خواهد شد و شما دیگر رغبتی به کار نخواهید داشت. در این بخش پیشنهاد می کنیم حضور در جلسات دموی سیستم را جدی بگیرید.

• آموزش

یکی دیگر از مواردی که حائز اهمیت است بحث آموزش سیستم خریداری شده توسط شماست. قبل از خرید حتما به نحوه برگزاری کلاس های آموزشی و دارا بودن پکیج‌های آموزشی رایگان توجه کنید.

• قابلیت انعطاف پذیری

کدام سازمانی است که  نخواهد نرم افزاری که تهیه می کند با نیازهای شرکت مطابقت داشته باشد؟

قطعا شما وقتی سیستمی را تهیه می کنید این مورد را بررسی می کنید اما نکته حائز اهمیت در رابطه با این موضوع رشد تکنولوژی، تغییر چارچوب های سیستم و نیاز های یک سازمان است. هرچه نرم افزار، قابلیت انعطاف پذیری کمتری داشته باشد، تغییر سیستم برای مطابقت با نیازهای شرکت شما دشوارتر خواهد بود.

• پشتیبانی خوب

پشتیبانی ضعیف، شما را کلافه خواهد کرد و ناگزیر نرم افزار را کنار می گذارید. پس شما باید نرم افزاری را انتخاب کنید که داری پشتیبانی قوی و پاسخگویی سریع باشد تا در صورت بروز مشکل، به سرعت بتوانید ارتباط گرفته و راهنمایی لازم را دریافت کنید. یکی از روش ها برای بررسی خدمات یک شرکت نرم افزاری و رضایت کلی مشتریان، بررسی نظرات مشتریان آن شرکت است. این کار، بینشی در رابطه با نحوه برخورد شرکت هنگام مواجه شدن با مشکل به شما می دهد.

پشتیبانی نرم افزار نیز روش های مختلفی دارد از جمله پشتیبانی تلفنی و ارسال تیکت که می توان به آن ها اشاره کرد همچنین می توانند به دو صورت حضوری یا غیرحضوری به سیستم شما متصل شده و مشکل تان را در اسرع وقت رسیدگی کنند.

• بودجه مورد نیاز

به یاد داشته باشید نرم افزار هایی مثل اتوماسیون فرایند های کسب و کار (BPMS)، برنامه ریزی منابع سازمان (ERP)، اتوماسیون اداری، مالی و به صورت کلی نرم افزار هایی که به عنوان سیستم های اصلی در زنحیره ارزش سازمان شما نقش دارند محصولاتی هستند که تنها با قیمت نمی توانیم آن ها را ارزش گذاری کنیم.

هیچ وقت کیفیت را فدای کمیت نکنید یک سیستم با کیفیت برای ما کارایی بالاتر و در نتیجه سوددهی دوچندان دارد چه بسا در فاصله زمانی کوتاهی هزینه های شما را جبران خواهد کرد.

• یکپارچگی و به روز بودن

امکان یکپارچگی با سایر نرم افزارهای سازمان و قابلیت به روز رسانی سریع نرم‌ افزار کمک می‌کند اطلاعات به شیوه‌ای منسجم ثبت شده، و از دوباره‌کاری جلوگیری شود. در نتیجه اطلاعات شما به‌ شکلی سازمان ‌یافته ‌تر در دسترس خواهد بود.

همچنین با بروزرسانی به موقع، نرم افزار شما از عمده تهدیدات و اشکالات احتمالی مصون می ماند.

• مکانی امن برای ورود اطلاعات شما

نحوه جمع آوری، ذخیره، ایمن سازی و به اشتراک گذاری داده ها بخش مهمی از هر نرم افزاری است.

این فاکتور از اهمیت بالایی برخوردار است. شما با خرید نرم افزار میزان زیادی داده و اطلاعات را در اختیار سیستم می گذارید.به همین دلیل به دنبال نرم افزاری با تضمین امنیت باشید تا به خوبی از اطلاعات تان نگهداری کنید.

در آخر می توان گفت شاید خرید نرم افزار سازمانی یک فرآیند طولانی و پر چالش باشد اما با طی کردن مراحل و بررسی دقیق می توانید یک تغییر بهینه و پرسود برای سازمان به ارمغان بیاورید.