آیا به دنبال بهبود مشارکت کارکنان در سازمان خود هستید؟ تجربه دیجیتال کارکنان (DEX) بخش مهمی از رسیدن به این هدف است.
همانطور که اطمینان از مناسب بودن محیط فیزیکی برای انجام کارهای کارکنان ضروری است، باید مطمئن شوید که محیط دیجیتال کاری آنها نیز نیازهای آنها را برآورده میکند. با توجه به پذیرش سریع فناوریهای جدید، هنوز فضای زیادی برای بهینهسازی تجربه دیجیتال کارکنان در محلهای کاری وجود دارد، بهویژه در کسبوکارهای خط مقدم.
تحلیل و بهبود فرآیندها در زمینه تجربه دیجیتال کارکنان، میتواند کمک کند تا سازمانها فضای کاری بهینهتر و مؤثرتری برای کارکنان خود ایجاد کنند. هدف این مقاله این است که به شما کمک کند تا درک بهتری از تجربه دیجیتال کارکنان پیدا کرده و استراتژی خود را بهبود بخشید.
در این راهنما، به بررسی موارد زیر خواهیم پرداخت: تجربه دیجیتال کارکنان چیست، چرا این موضوع اهمیت دارد و چگونه میتوانید استراتژی تجربه دیجیتال کارکنان خود را امروز شروع به بهبود کنید.
تجربه دیجیتال کارکنان چیست؟
تجربه دیجیتال کارکنان مجموع تعاملاتی است که کارکنان با فناوری در محیط کار دارند. این تجربه نقش زیادی در شکلگیری بهرهوری، خلاقیت و مشارکت کارکنان در نقشهای خود دارد. تجربه دیجیتال کارکنان شامل همه چیز از بازخورد و جوایز کارکنان گرفته تا ارتباطات داخلی عمومی و هر نوع فناوری کاری است که برای انجام وظایفشان به آن نیاز دارند.
بیایید نگاهی به برخی از نقاط تماس خاصی که این تجربه را تشکیل میدهند بیندازیم:
- پیامرسانی: ارتباطات در زمان واقعی مانند چتها، ایمیلها و فیدهای داخلی
- بهرهوری: ابزارهایی مانند تقویمها و ابزارهایی که امکان انجام کار را فراهم میکنند
- ارتباطات: بلاگها، اعلامیهها، ابتکارات جدید و مستندات
- منابع شرکت: دسترسی به پرتالهای منابع انسانی، دستورالعملهای آموزشی و نمودارهای سازمانی
- مدیریت: جمعآوری فیشهای حقوقی، درخواستهای مرخصی، ارسال فرمها و گزارشهای حادثه
تفاوت بین تجربه کارکنان و تجربه دیجیتال کارکنان
شما احتمالاً فعالیتهای تیمسازی را انجام میدهید و در تلاشید فرهنگی باز و پرانرژی در سازمان خود ایجاد کنید. اما چرا بخش تجربه کارکنان در عصر دیجیتال نیاز به توجه ویژه دارد؟
تجربه دیجیتال کارکنان ارتباط نزدیکی با تجربه کلی کارکنان دارد، اما تفاوتهای مهمی نیز بین این دو وجود دارد.
اولاً، در تجربه دیجیتال کارکنان فضای بیشتری برای تحلیل و اندازهگیری وجود دارد. این بدین معنی است که با استفاده از ابزارهای مناسب، میتوانید به راحتی مشکلات سیستم خود را شناسایی کنید. اما این به این معنی است که شما نیاز به مهارتها و نرمافزارهای خاصی دارید تا تجربه دیجیتال کارکنان خود را به بهترین نحو بهبود بخشید.
دوم، تجربه دیجیتال کارکنان نیاز به تمرکز بیشتری بر روی ارتباطات و همکاری دارد. به دلیل اینکه تیمها در نقاط زمانی و جغرافیایی مختلف قرار دارند و حتی ممکن است در تماسهای ویدیویی با تأخیر مواجه شوید، ارتباطات دیجیتال نیاز به فناوریهای خاصی دارد که همکاری را راحت و لذتبخش کند.
بیشتر بخوانید: تجربه دیجیتال مشتری، همهچیز درباره مفاهیم و اجزای آن
چرا تجربه دیجیتال کارکنان اهمیت دارد؟
در ادامه این مقاله از مجله میراکام به مزایای تجاری تجربه دیجیتال کارکنان (DEX) خواهیم پرداخت، اما ابتدا بیایید نگاهی به وضعیت کنونی DEX در کسبوکارها داشته باشیم.
در سال ۲۰۲۲، یک نظرسنجی از ۳۰۰ تصمیمگیرنده IT و کارکنان دانشمحور از شرکتهایی با بیش از ۵۰۰۰ نفر کارمند انجام شد. هدف این نظرسنجی جمعآوری اطلاعات بهروز درباره وضعیت تجربه دیجیتال کارکنان و درک بهتر تجارب و دیدگاههای کارکنان بود.
در اینجا برخی از نکات کلیدی این مطالعه آورده شده است:
– وضعیت فعلی تجربه دیجیتال کارکنان در کسبوکارها:
- ۸۰% از پاسخدهندگان میگویند که DEX یکی از ارکان اصلی استراتژی تحول دیجیتال است.
- ۷۴% میگویند که استراتژی DEX بهطور کامل در کسبوکارشان پیادهسازی شده است.
- ۱۶% اعلام کردند که در حال پیادهسازی استراتژی DEX هستند.
- ۵۴% باور دارند که نیاز به بهبود زیادی در رویکردهای تجربه کارکنان در شرکتهایشان وجود دارد.
– تأثیر تجربه دیجیتال کارکنان (DEX) بر عملکرد کسبوکار:
- ۹۱% از پاسخدهندگان معتقدند که مدل تجربه دیجیتال کارکنان بر کارایی عملیاتی تأثیر میگذارد.
- ۸۶% باور دارند که DEX بر درآمد سازمانی تأثیرگذار است.
- ۸۵% معتقدند که DEX سرعت ورود به بازار را افزایش میدهد.
- ۸۱% بر این باورند که شرکتهایی که تجربه دیجیتال کارمندان را به اولویت هیئتمدیره تبدیل نمیکنند، از رقبای خود عقب میافتند.
۳ مثال از تجربه دیجیتال کارکنان
برای درک بهتر چگونگی بهبود تجربه دیجیتال کارکنان، بهتر است به چند مثال واقعی و کاربردی نگاه کنیم. در این بخش، سه مثال از نحوه پیادهسازی تجربه دیجیتال در سازمانها را بررسی خواهیم کرد که میتوانند به شما در ایجاد یک محیط کاری بهتر کمک کنند.
۱. شمولیت دیجیتال در خط مقدم
شمولیت دیجیتال پایهگذار یک تجربه دیجیتال عالی برای کارکنان است. این تنها به استراتژیهای دیجیتال برای جذب و مشارکت کارکنان محدود نمیشود.
شمولیت دیجیتال به این معنی است که افراد باید بتوانند به راحتی از فناوریها استفاده کنند، فارغ از پسزمینه اجتماعی یا اقتصادی خود. در کسبوکارها، این به این معناست که تمام کارکنان باید دسترسی به ابزارهای دیجیتال ضروری و آموزشهای لازم برای انجام کار خود داشته باشند.
برای کسبوکارها در سطح جهانی، شمولیت دیجیتال در خط مقدم اهمیت زیادی دارد. چرا که در حال حاضر ۸۰% از نیروی کار جهانی بدون میز کار میکنند.
با وجود شکاف دیجیتال بین کارکنان با میز و کارکنان خط مقدم (برای مثال، ۳۴% از کارکنان بهداشت و درمان خط مقدم نمیتوانند به راحتی به سیستمهای کاری خود از طریق موبایل دسترسی پیدا کنند)، میتوان اقداماتی برای پر کردن این شکاف برداشت.
شمولیت دیجیتال برای کارکنان شامل سه بخش اصلی است:
- دسترسی: کارکنان باید به ابزارهای دیجیتال مورد نیاز برای انجام وظایف خود دسترسی داشته باشند، چه کار آنها به صورت میزی باشد و چه نباشد.
- مهارتهای دیجیتال: آیا ابزارها برای کارکنان خط مقدم طراحی شدهاند و استفاده از آنها آسان است؟ همچنین، آیا این کارکنان آموزش و پشتیبانی لازم برای استفاده از این ابزارها را دریافت میکنند؟
- ارتباطات: فناوریهای موبایلمحور مانند اپلیکیشنهای کارکنان میتوانند به حفظ ارتباطات کارکنان در محل کار و دسترسی آنها به اطلاعات مهم کمک کنند.
این اصول باید قبل از هر چیز دیگری در نظر گرفته شوند تا تجربه دیجیتال کارکنان به بهترین شکل ممکن بهینهسازی شود.
۲. آموزش از راه دور و تیمهای بدون میز
آموزش کارکنان (Onboarding) یکی از اولین فرصتها برای ایجاد تجربه دیجیتال مثبت برای آنهاست. آموزش تیمهای از راه دور به دلیل نیاز به انعطافپذیری و دسترسی آسان، و همچنین مشکلات ارتباطی در نقشهای بدون میز، چالشهایی دارد.
فرآیند آموزش برای تیمهای از راه دور یا بدون میز باید شامل موارد زیر باشد:
- اشتراک منابع: به کارکنان این امکان را بدهید که به اسناد مهم مانند سیاستها، مواد آموزشی و شرح وظایف دسترسی پیدا کنند.
- ارتباطات: فراهم کردن ارتباطات امن برای کارکنان جدید، تا بتوانند از هر مکانی به تیم متصل شوند.
- آموزش شخصیسازی شده: برنامههای آموزشی که بر رشد فردی و توسعه کارکنان تمرکز دارند، طراحی کنید.
- بازخورد و پشتیبانی مستمر: از کارکنان جدید با بازخورد و راهنماییهای مداوم پشتیبانی کنید تا احساس راحتی با فناوری و نقش خود داشته باشند.
ممکن است انجام این موارد در پلتفرمهای مختلف کمی پیچیده به نظر برسد. اما با استفاده از فناوریهای یکپارچه مانند نرمافزارهای تجربه کارکنان، میتوانید فرآیند آموزش کارکنان بدون میز را از روز اول به یک تجربه جذاب و روان تبدیل کنید.
۳. ارتباطات داخلی
ارتباطات داخلی (IC) برای ایجاد یک تجربه دیجیتال مثبت برای کارکنان بسیار حیاتی است. برای جذب و درگیر کردن کارکنان، رویکرد شما باید پویا و متناسب با نیازهای کارکنان بدون میز باشد.
با استفاده از فناوریهای موبایلمحور مانند اپلیکیشنهای کارکنان، میتوانید کارکنان خط مقدم را از طریق اعلانها، پیامها، بلاگها و نظرسنجیها در زمان واقعی مطلع کنید. اما استراتژی ارتباطی شما باید بیشتر از فقط کانالهای ارسال پیامها باشد. محتوای شما باید جذاب و متناسب با نیازهای کارکنان باشد تا بتوانید مشارکت آنها را افزایش دهید.
محتوای شما میتواند شامل موارد زیر باشد:
- اخبار و رویدادها: اخبار، بهروزرسانیهای صنعتی، دستورالعملهای داخلی و پیشرفتهای شرکت را به اشتراک بگذارید.
- آموزش و منابع: به کارکنان آموزشهای ساده و کاربردی برای کمک به آنها در یادگیری بهترین شیوهها ارائه دهید.
- برنامههای شناسایی: از برنامههای شناسایی مانند نشانها، جوایز و تقدیرها استفاده کنید تا کارکنان بدانند که تلاشهایشان دیده میشود.
چگونه یک تجربه دیجیتال جذاب برای کارکنان ایجاد کنیم؟
یک استراتژی عالی برای تجربه دیجیتال کارمندان میتواند تفاوت زیادی در محیط کار شما ایجاد کند. اما ممکن است شروع کردن کمی سخت باشد. در اینجا برخی از حوزههای کلیدی برای شروع کار آورده شده است:
۱. بهروزرسانی فناوری
واقعیت این است که اگر فناوری شما استفاده از آن دشوار باشد، تجربه بدی برای کارکنان ایجاد خواهد کرد. ۳۵% از کارکنان احساس میکنند که کارشان به دلیل فرایندها و فناوریهای قدیمیتر سختتر شده است. بنابراین اولین قدم برای ایجاد یک تجربه دیجیتال عالی برای کارکنان، بهروزرسانی نرمافزارها و فناوریهای موجود است.
۲. دسترسی به منابع مناسب
ایجاد یک فضای کاری دیجیتال کامل نیاز به تلاش و دانش دارد. این یعنی ممکن است نیاز به پشتیبانی از تیم منابع انسانی، دپارتمانهای فناوری اطلاعات و متخصصین ارتباطات داخلی داشته باشید. همچنین سرمایهگذاری در ابزارهای مناسب برای حمایت از یک محیط کاری دیجیتال نیز بسیار مهم است.
چه چندین پلتفرم مختلف انتخاب کنید و چه یک راهحل جامع، نرمافزار مناسب بخش حیاتی از تجربه دیجیتال کارکنان است.
۳. هماهنگ کردن با تجربه کلی کارکنان
ایدهآل این است که تجربه کارکنان شما بهطور یکپارچه هم به صورت حضوری و هم دیجیتال باشد. تجربه فعلی کارکنان خود را در ابعاد مختلف بررسی کنید. کارکنان چگونه ترجیح میدهند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند؟ از چه ابزارهایی بیشتر در فرایندهای کاری خود استفاده میکنند؟
اگر قصد دارید چندین ابزار مختلف را پیادهسازی کنید، خیلی سریع پیش نروید. این میتواند باعث سردرگمی کارکنان شما شود و روند پذیرش را کاهش دهد.
۴. شخصیسازی هر تجربه دیجیتال
همانطور که نقشها در کسبوکار شما متفاوت هستند، نیازهای فناوری آنها نیز متفاوت است. هیچ راهحل کلی وجود ندارد که هم برای کارکنان خط مقدم و هم برای کارکنان با میز مناسب باشد. به همین دلیل شما باید پرسونای کاربری برای متداولترین استفادههای خود ایجاد کنید. سپس، تجربه کاربری هر یک از این افراد را بهطور خاص بررسی کنید.
همچنین میتواند مفید باشد که ابزارهایی را انتخاب کنید که به کارکنان این امکان را میدهند تا تجربه کاربری خود را شخصیسازی کنند.
بیشتر بخوانید: پیاده سازی تحول دیجیتال قدم به قدم؛ راهنمای کامل برای مدیران آیندهنگر
تأثیر یک تجربه دیجیتال جذاب بر سازمان
اگرچه ممکن است زمان ببرد تا تجربه دیجیتال کارکنان به بهترین حالت خود برسد، اما بهینهسازی آن ارزش صرف تلاش را دارد. زیرا این کار منجر به:
۱. بهرهوری بیشتر کارکنان
رضایت کارکنان کلید بهرهوری است. کارکنانی که با ابزارهای مورد نیاز خود برای انجام مؤثر فرآیندهای کاری مجهز هستند، شادتر و بهتر در کار خود عمل میکنند.
۲. مشارکت بالاتر کارکنان
نگهداشتن کارکنان میتواند هزینهبر باشد. یک کارمند بیانگیزه بیشتر احتمال دارد که به دنبال فرصت بهتری بگردد. در واقع، طبق گزارش Qualtrics، زمانی که کارکنان از تجربه فناوری خود راضی هستند، ۱۵۸% بیشتر در کار خود مشارکت دارند و ۶۱% بیشتر تمایل دارند که در سازمان بمانند.
اگر ابزارهایی فراهم کنید که به کارکنان کمک کند تا روابط بسازند، شغل خود را پیشرفت دهند و بهترین عملکرد خود را ارائه دهند، کارکنان شما احتمالاً احساس مشارکت بیشتری خواهند داشت و در سازمان میمانند.
۳. کسبوکار کارآمدتر و سودآورتر
تجربه دیجیتال مؤثر کارکنان تأثیر مستقیمی بر نتیجه مالی شما دارد. طبق گزارش گارتنر، سازمانهایی که کارکنان بسیار مشارکتپذیری دارند، ۲۳% افزایش سودآوری را تجربه میکنند.
چالشهای مدیریت تجربه دیجیتال کارکنان
مدیریت تجربه دیجیتال کارکنان به دلایل مختلفی میتواند چالشبرانگیز باشد. در اینجا به چند مورد از این چالشها اشاره میکنیم:
۱. تراکم و پیچیدگی فناوریهای قدیمی
اضافه کردن فناوریهای جدید بدون در نظر گرفتن اینکه آیا واقعاً به تجربه کارکنان کمک میکند یا آن را مختل میسازد، بسیار آسان است. این کار میتواند منجر به یک مجموعه فناوری پیچیده شود که مدیریت آن دشوار و برای کارکنان گیجکننده یا طاقتفرسا باشد. همچنین، زمان زیادی برای رفع مشکلات سیستم و کاهش بهرهوری کارکنان از دست میرود.
۲. عدم حمایت ردهبالا
حتی زمانی که چالشهایی را در فناوریهای فعلی خود شناسایی میکنید، جلب حمایت مدیران ارشد میتواند دشوار باشد. در نهایت، همیشه اثبات بازگشت سرمایه (ROI) آسان نیست. اما بدون حمایت هیئتمدیره، ممکن است منابع و بودجه لازم برای اجرای استراتژی تجربه دیجیتال کارکنان را نداشته باشید.
۳. عدم درک نیازهای کارکنان خط مقدم
اگر نیازهای کارکنان خط مقدم خود را درک نکنید، نمیتوانید حس واقعی از نظر کارکنان و نیازهای آنان به دست آورید. مدیران ارشد ممکن است از کارکنان خط مقدم فاصله گرفته باشند و بدون دیدگاههای آنها، نمیتوانید اطمینان حاصل کنید که تجربه دیجیتال کارکنان شما به بهترین نحو در جذب و نگهداشتن کارکنان مؤثر خواهد بود.
۴. عدم پذیرش از سوی کارکنان
برای موفقیت، باید پذیرش فناوریهای جدید توسط کارکنان را نیز در نظر بگیرید. اگر کارکنان فناوری جدید را نپذیرند، فرقی نمیکند که تجربه دیجیتال چقدر خوب باشد. به همین دلیل، مهم است که آموزش مؤثر و ارتباط روشن درباره سرمایهگذاریهای انجامشده برای بهبود تجربه دیجیتال کارکنان داشته باشید.
یکی از راهکارهای مؤثر برای مدیریت چالشهای پیچیده فناوری و بهدست آوردن حمایت از مدیران ارشد، بهرهگیری از مشاوره تحول دیجیتال است. مشاوران ما در مدرسه تحول دیجیتال میراکام میتوانند استراتژیهایی را برای ارتباط بهتر با ردههای ارشد و پیادهسازی فناوریهای جدید با کمترین چالشها ارائه دهند.
بهترین ابزارها برای حمایت از تجربه دیجیتال کارکنان
اگر آمادهاید که تجربه دیجیتال کارکنان خود را بهینهسازی کنید، احتمالاً به دنبال ابزارهای دیجیتال جدیدی خواهید بود که به شما کمک کنند این کار را انجام دهید. در اینجا چند پیشنهاد برای شروع آورده شده است:
۱. اپلیکیشنهای همهکاره برای کارکنان
ساخت تجربه دیجیتال کارکنان از صفر میتواند باعث شود که تجربه یکپارچه و کامل برای کارکنان دشوار شود.
برای مثال، اگر کارکنان مجبور باشند برای دسترسی به ابزارهای ارتباطی وارد یک سیستم شوند و برای دسترسی به پرتالهای منابع انسانی یا منابع کلیدی وارد سیستم دیگری شوند، تجربه روزانه آنها در بهترین حالت ناکارآمد و در بدترین حالت آزاردهنده خواهد بود.
یک راهحل تجربه دیجیتال کارکنان همهکاره، تمامی منابع مورد نیاز کارکنان، از اسناد منابع انسانی و مواد آموزش، تا اعلامیهها و رویدادهای شرکتی، را در یک پلتفرم قابل دسترس قرار میدهد که استفاده از آن برای کارکنان آسان باشد، فارغ از اینکه از کدام دستگاه استفاده میکنند.
به همین دلیل ما اپلیکیشن موبایلمحور Blink را ایجاد کردیم که همه چیز را انجام میدهد. از فید خبری شخصیسازیشده گرفته تا معیارهای نیروی کار، Blink تمام نیازهای شما را پوشش میدهد.
۲. نرمافزارهای منابع انسانی
این نرمافزارها به کارکنان این امکان را میدهند که از هر مکانی حقوق و زمان مرخصی خود را مدیریت کنند. ابزارهای خودخدمتی مانند Namely به شما این امکان را میدهند که حقوق، فرآیندهای آموزشی و ارزیابیهای عملکرد را مدیریت کنید.
۳. اینترانت سازمانی
بسیاری از سازمانها به سمت نرمافزارهای فقط اینترانت حرکت میکنند، اما هنوز هم مهم است که مکانی متمرکز برای بهروزرسانیها، اطلاعات شرکت و گفتگوها داشته باشید.
بسیاری از پیشنهادات جدیدتر همچنین شامل مرکزی برای مدیریت تجربه و مشارکت کارکنان هستند. برای فهرست بهترین ارائهدهندگان اینترانت، توصیههای ما را مشاهده کنید.
۴. ابزارهای همکاری
کارکنان به فضای مشترک برای کار بر روی پروژهها و ایدهها نیاز دارند، نه فقط پیامها. یکی از بزرگترین ارائهدهندگان ابزارهای همکاری، Microsoft Office 365 است.
۵. ابزارهای ارتباطی
ارتباطات محل کار خیلی بیشتر از دوران استفاده صرف از ایمیلها پیشرفته است. اکنون گزینههای زیادی برای تماسهای ویدیویی، چتها و تخته سفیدهای مجازی وجود دارد. Zoom، Slack و Microsoft Teams ابزارهای قدرتمند ارتباطی برای سازمانها با هر اندازهای هستند.
نتیجهگیری
تجربه دیجیتال کارکنان یک نیاز اساسی برای کسبوکارها بهمنظور افزایش بهرهوری و رضایت کارکنان است. با بهروزرسانی فناوریها و انتخاب ابزارهای مناسب، میتوان تجربه دیجیتال کارکنان را بهبود بخشید. اما این مسیر چالشهایی مانند پیچیدگی فناوریها و نیاز به حمایت ردهبالا دارد.
برای غلبه بر این چالشها، مشاوره و آموزش تحول دیجیتال برای مدیران ضروری است. با کمک مدرسه تحول دیجیتال میراکام، میتوانید استراتژیهای دیجیتال خود را بهطور مؤثر پیادهسازی کرده و تجربه دیجیتال کارکنان خود را بهبود بخشید.
برای شروع، با مدرسه تحول دیجیتال میراکام تماس بگیرید و گامهای اولیه در تحول دیجیتال کسبوکار خود را بردارید.
سوالات متداول
۱. تجربه دیجیتال کارکنان (DEX) چیست؟
تجربه دیجیتال کارکنان به مجموع تعاملات کارکنان با فناوری در محیط کار گفته میشود که به بهرهوری، مشارکت و رضایت شغلی آنان تأثیر میگذارد.
۲. چرا تجربه دیجیتال کارکنان برای کسبوکارها مهم است؟
بهبود تجربه دیجیتال کارکنان منجر به افزایش بهرهوری، کاهش ترک شغل و سودآوری بیشتر برای کسبوکارها میشود.
۳. چطور میتوان تجربه دیجیتال کارکنان را بهبود بخشید؟
با بهروزرسانی فناوریها، انتخاب ابزارهای مناسب، هماهنگسازی استراتژیهای دیجیتال با اهداف سازمانی و شخصیسازی تجربه برای کارکنان.
۴. چه ابزارهایی برای بهینهسازی تجربه دیجیتال کارکنان مناسب هستند؟
ابزارهایی مانند اپلیکیشنهای همهکاره، نرمافزارهای منابع انسانی، اینترانت سازمانی، ابزارهای همکاری و ارتباطی میتوانند به بهبود تجربه دیجیتال کارکنان کمک کنند.
منبع:
https://www.joinblink.com/intelligence/digital-employee-experience