تفاوت bpm و erp: بررسی ۵ تفاوت کلیدی و اساسی

در دنیای کسب‌وکار مدرن، مدیریت بهینه فرآیندها و منابع یکی از چالش‌های اصلی مدیران است. ابزارهای مختلفی برای ساده‌سازی این چالش وجود دارند که دو مورد از مهم‌ترین آن‌ها BPM و ERP هستند. بسیاری از مدیران هنگام انتخاب بین این دو سیستم دچار سردرگمی می‌شوند، زیرا هر دو با هدف افزایش کارایی، سودآوری و کاهش هزینه‌ها طراحی شده‌اند.

اما تفاوت BPM و ERP در نوع پیاده‌سازی و میزان انعطاف‌پذیری در بهبود فرآیندهای کسب‌وکار نهفته است. در این مقاله از میراکام، با نگاهی به پیاده‌سازی سامانه‌های BPMS، به بررسی دقیق این تفاوت‌ها خواهیم پرداخت تا بتوانید بهترین گزینه را برای سازمان خود انتخاب کنید.

ERP چیست؟

Enterprise Resource Planning (ERP) نرم‌افزاری است که مجموعه‌ای از برنامه‌ها را برای جمع‌آوری، یکپارچه‌سازی داده‌ها و سیستم‌ها و مدیریت اطلاعات در یک سیستم یکپارچه ادغام می‌کند. این ماژول شامل بخش‌های تخصصی مانند مالی، حسابداری، تولید، منابع انسانی، زنجیره تأمین و سایر بخش‌ها است که هدف آن بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی و کاهش هزینه‌ها می‌باشد.

– ویژگی‌های کلیدی ERP عبارتند از:

• یکپارچه‌سازی داده‌های سازمانی در یک سیستم متمرکز
• کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش کارایی
• بهینه‌سازی فرآیندهای مالی و منابع انسانی
• امکان گزارش‌گیری و تحلیل داده‌ها در لحظه
• افزایش هماهنگی میان بخش‌های مختلف سازمان

BPM چیست؟

مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) مجموعه‌ای از روش‌ها و ابزارها است که برای بهبود عملکرد عملیاتی سازمان طراحی‌شده‌اند. هدف اصلی BPM افزایش چابکی سازمان و هماهنگی بهتر فرآیندها است تا سازمان‌ها بهینه‌تر عمل کنند و ارزش بیشتری برای مشتریان ایجاد نمایند.

– ویژگی‌های کلیدی BPM عبارتند از:

• تمرکز بر بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار
• امکان خودکارسازی فرآیندها و کاهش خطاهای انسانی
• بهبود ارتباطات و هماهنگی بین تیم‌ها و سیستم‌ها
• افزایش انعطاف‌پذیری سازمان در برابر تغییرات
• ادغام با سایر سیستم‌های سازمانی مانند ERP

جدول مقایسه ویژگی‌های bpm و erp

ویژگی‌ها	ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمانی)	BPM (مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار)
تمرکز اصلی	مدیریت داده‌ها و منابع سازمانی	بهینه‌سازی و خودکارسازی فرآیندهای سازمانی
نحوه مدیریت فرآیندها	تعریف وظایف در چارچوب واحدهای سازمانی	سازمان‌دهی فرآیندها به‌صورت بین‌بخشی
انعطاف‌پذیری و اجرا	چارچوب استاندارد با نیاز به سفارشی‌سازی	انعطاف‌پذیری بالا و امکان سفارشی‌سازی
سرعت پیاده‌سازی	پیاده‌سازی پیچیده و زمان‌بر	پیاده‌سازی سریع‌تر و مرحله‌ای
محدوده عملکرد	متمرکز بر عملکردهای عملیاتی سازمان	تمرکز بر بهبود جریان فرآیندها و افزایش کارایی
مدیریت داده‌ها	ذخیره و یکپارچه‌سازی داده‌های سازمانی	بهبود انتقال داده‌ها در فرآیندها
مدیریت فرآیندها	بهینه‌سازی فرآیندها به‌صورت محدود	بهینه‌سازی کامل فرآیندها و افزایش بهره‌وری
کاربرد اصلی	بهینه‌سازی مدیریت منابع و اطلاعات سازمانی	مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای کاری سازمان

بررسی ۵ تفاوت bpm و erp

در انتخاب یک سیستم مدیریت سازمانی، شناخت تفاوت bpm و erp بسیار مهم است. هر دو سیستم با هدف بهبود عملکرد سازمان طراحی‌شده‌اند، اما در نحوه مدیریت فرآیندها، سطح انعطاف‌پذیری و کاربردهایشان تفاوت‌های قابل‌توجهی دارند. در ادامه، به بررسی این ۵ تفاوت bpm و erp می‌پردازیم تا به شما در تصمیم‌گیری بهتر کمک کنیم.

۱. تمرکز اصلی:

• ERP: بر مدیریت داده‌ها و منابع سازمانی تمرکز دارد و سعی می‌کند اطلاعات سازمان را در یک پایگاه داده واحد متمرکز کند. این سیستم برای بهینه‌سازی منابع سازمانی طراحی‌شده و عملکردهای مختلف را در یک پلتفرم یکپارچه مدیریت می‌کند.
• BPM: بر بهبود و خودکارسازی فرآیندهای سازمانی تمرکز دارد. BPM با تمرکز بر نحوه اجرای فرآیندها، بهره‌وری را افزایش داده و تعاملات بین‌بخشی را بهبود می‌بخشد.

۲. نحوه مدیریت فرآیندها:

• ERP: وظایف را در چارچوب واحدهای سازمانی تعریف می‌کند. اطلاعات هر بخش به‌صورت مستقل مدیریت می‌شود و ارتباط بین بخش‌ها ممکن است چالش‌برانگیز باشد.
• BPM: فرآیندها را در قالب بین‌بخشی سازمان‌دهی می‌کند. این سیستم جریان کار را میان بخش‌های مختلف بهینه می‌کند و مانع از بروز گلوگاه‌های سازمانی می‌شود.

۳. انعطاف‌پذیری و اجرا:

• ERP: یک چارچوب استاندارد و نسبتاً ثابت ارائه می‌دهد که نیاز به سفارشی‌سازی دارد. تغییر در فرآیندهای ERP می‌تواند پیچیده و زمان‌بر باشد.
• BPM: انعطاف‌پذیری بیشتری دارد و امکان سفارشی‌سازی و بهینه‌سازی فرآیندها بر اساس نیازهای سازمان را فراهم می‌کند. به همین دلیل، BPM می‌تواند تغییرات سریع محیط کسب‌وکار را بهتر مدیریت کند.

۴. سرعت پیاده‌سازی:

• ERP: معمولاً نیاز به پیاده‌سازی پیچیده و زمان‌بر دارد و بسته به اندازه سازمان، ممکن است چندین ماه یا حتی سال‌ها طول بکشد.
• BPM: معمولاً سریع‌تر و آسان‌تر قابل پیاده‌سازی است، چراکه به‌طور تدریجی و در بخش‌های مختلف سازمان اجرا می‌شود.

۵. نقش BPM در بهینه‌سازی ERP:

• ERP: به‌تنهایی نمی‌تواند تمامی فرآیندهای سازمانی را بهینه‌سازی کند و در مدیریت برخی فرآیندهای غیرساختاریافته دچار مشکل می‌شود.
• BPM: می‌تواند فرآیندهای ناکارآمد ERP را بهینه کند و به چابکی و بهره‌وری سازمان کمک کند. درواقع، ترکیب ERP و BPM می‌تواند به یک مدل مدیریتی کارآمدتر و انعطاف‌پذیرتر منجر شود.

با تفاوت bpm و erp آشنا شدیم. BPM و ERP اهداف متفاوتی دارند اما مکمل یکدیگر هستند. ERP داده‌ها و منابع را مدیریت می‌کند، درحالی‌که BPM فرآیندها را بهینه می‌کند. سازمان‌ها برای افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها معمولاً ترکیبی از این دو سیستم را پیاده‌سازی می‌کنند تا عملکرد بهتری داشته باشند.

بیشتر بخوانید: ۱۰ مزیت مدیریت فرایند کسب و کار (BPM)

چگونه ERP و BPM می‌توانند مکمل هم باشند؟

در بسیاری از سازمان‌ها، ERP و BPM در کنار یکدیگر اجرا می‌شوند تا بهره‌وری سازمانی را افزایش دهند. ERP بر یکپارچه‌سازی داده‌ها و سیستم‌های سازمانی تمرکز دارد، درحالی‌که BPM به بهینه‌سازی و خودکارسازی فرآیندهای کاری کمک می‌کند. ترکیب این دو سیستم می‌تواند مدیریت منابع و عملیات سازمان را کارآمدتر کرده و خطاها و هزینه‌ها را کاهش دهد.

– مزایای ترکیب ERP و BPM:

• بهینه‌سازی فرآیندهای کاری: BPM امکان مدیریت دقیق‌تر و بهینه‌سازی گردش کار را فراهم می‌کند، درحالی‌که ERP داده‌های لازم برای اجرای این فرآیندها را در اختیار سازمان قرار می‌دهد.
• افزایش سرعت و کاهش خطاها: BPM فرآیندهای تأیید، تصویب و پردازش داده‌ها را خودکار می‌کند و ERP به‌عنوان پایگاه داده مرکزی، اطلاعات ساختاریافته را ذخیره می‌کند.
• انعطاف‌پذیری و چابکی بیشتر: BPM می‌تواند فرآیندهای سازمانی را در طول زمان بهبود دهد، درحالی‌که ERP به‌تنهایی معمولاً به تغییرات سریع پاسخ نمی‌دهد.
• مدیریت مؤثرتر تصمیم‌گیری: ترکیب BPM و ERP باعث می‌شود داده‌های ERP در قالب فرآیندهای استاندارد و بهینه‌شده در BPM قرار بگیرند و مدیران بتوانند تصمیمات بهتری بر اساس داده‌های دقیق‌تر و فرآیندهای کارآمدتر بگیرند.

– مثال کاربردی: فرآیند صورت‌حساب فروشندگان

یکی از نمونه‌های رایج ترکیب BPM و ERP، مدیریت فرآیند پرداخت صورت‌حساب‌های تأمین‌کنندگان و فروشندگان است. در یک سازمان بدون BPM، ممکن است این فرآیند به‌صورت دستی انجام شود که باعث تأخیر در تأیید صورت‌حساب‌ها، افزایش احتمال خطا و کند شدن عملیات مالی سازمان می‌شود. اما ترکیب BPM و ERP می‌تواند این فرآیند را کارآمدتر کند:

1. جمع‌آوری داده‌ها و بررسی اولیه: فروشنده فاکتور خود را از طریق پورتال آنلاین BPM ارسال می‌کند. سیستم BPM بررسی‌های اولیه را انجام داده و صحت اطلاعات را تأیید می‌کند.
2. ارسال به ERP: پس از تأیید اولیه، داده‌های مربوط به فاکتور به‌طور خودکار به سیستم ERP ارسال می‌شود.
3. بررسی تأییدیه‌ها: BPM فرآیند تأیید چندمرحله‌ای را اجرا می‌کند، به‌طوری‌که اطلاعات مالی فاکتور توسط مدیران مالی یا واحد مربوطه تأیید شوند. در این مرحله، اگر اطلاعات نیاز به اصلاح داشته باشند، BPM به‌صورت خودکار آن را به ارسال‌کننده بازمی‌گرداند.
4. پرداخت و ثبت در سیستم: پس از تأیید نهایی، ERP فرآیند پرداخت را مدیریت کرده و تراکنش را در پایگاه داده سازمان ثبت می‌کند. BPM نیز گزارش نهایی را ایجاد کرده و گردش کار را تکمیل می‌کند.

ترکیب ERP و BPM باعث می‌شود سازمان‌ها مدیریت داده‌ها و فرآیندهای خود را بهینه کنند. ERP داده‌های سازمانی را ذخیره و یکپارچه می‌کند، اما به‌تنهایی قادر به بهینه‌سازی فرآیندها و تحلیل کسب‌وکار نیست. در مقابل، BPM با خودکارسازی و بهبود گردش کار، بهره‌وری را افزایش داده و از کندی عملیات جلوگیری می‌کند.

سازمان‌هایی که از این دو سیستم به‌طور هم‌زمان استفاده می‌کنند، چابک‌تر، کارآمدتر و انعطاف‌پذیرتر خواهند بود و می‌توانند هزینه‌های عملیاتی را کاهش داده و کیفیت تصمیم‌گیری را ارتقا دهند.

کدام سیستم برای کسب‌وکار من مناسب‌تر است؟

انتخاب بین BPM و ERP بستگی به نیازهای خاص سازمان شما دارد. هر دو سیستم مزایای منحصربه‌فردی دارند و بسته به اهداف و چالش‌های کسب‌وکار شما، ممکن است یکی از آن‌ها یا ترکیبی از هر دو بهترین انتخاب باشد.

– ERP مناسب‌تر است اگر:

• مدیریت منابع سازمانی، یکپارچه‌سازی داده‌ها و سیستم‌ها اولویت اصلی شما است.
• به دنبال کنترل بهتر بر زنجیره تأمین، مالی، حسابداری و منابع انسانی هستید.
• کسب‌وکار شما به سیستمی نیاز دارد که اطلاعات را در یک پایگاه داده واحد متمرکز کند.
• فرآیندهای شما ساختاریافته و نسبتاً ثابت هستند و نیاز به تغییرات مکرر ندارند.

– BPM مناسب‌تر است اگر:

• هدف شما بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار، افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها است.
• سازمان شما به انعطاف‌پذیری بیشتری برای مدیریت فرآیندهای متغیر و پیچیده نیاز دارد.
• به دنبال اتوماسیون فرآیندها و کاهش وابستگی به فرآیندهای دستی و کاغذی هستید.
• نیاز دارید تا جریان کار بین بخش‌های مختلف سازمان را بهبود دهید.

– بهترین راهکار: ترکیب ERP و BPM

در حالت ایده‌آل، ترکیب ERP و BPM می‌تواند بهترین نتایج را برای سازمان شما به همراه داشته باشد. ERP داده‌های سازمانی را متمرکز و استانداردسازی می‌کند، درحالی‌که BPM فرآیندهای کاری را بهینه کرده و امکان انعطاف‌پذیری و خودکارسازی فرآیندها را فراهم می‌آورد. با استفاده از این ترکیب، سازمان‌ها می‌توانند عملکرد بهتری داشته باشند، هزینه‌های عملیاتی را کاهش دهند و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک‌تری انجام دهند.

کسب اطلاعات بیشتر: نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) چیست؟

نتیجه‌گیری

در این مقاله، تفاوت bpm و erp را بررسی کردیم. هر دو سیستم اهداف متفاوتی دارند؛ ERP با تمرکز بر مدیریت منابع و داده‌های سازمانی، عملیات را ساختارمند و کارآمد می‌کند، درحالی‌که BPM فرآیندهای کاری را بهینه و خودکارسازی می‌کند تا بهره‌وری سازمان افزایش یابد. بااین‌حال، ترکیب این دو سیستم می‌تواند یکپارچگی، چابکی و کارایی بیشتری برای سازمان شما ایجاد کند و مسیر تحول دیجیتال را هموارتر سازد.

انتخاب بین این دو سیستم به نیازهای خاص سازمان شما بستگی دارد. اگر هنوز در مورد انتخاب راهکار مناسب برای کسب‌وکار خود تردید دارید یا نمی‌دانید چگونه فرآیندهای سازمانی را بهینه کنید و تحول دیجیتال را به‌درستی اجرا نمایید، ما در مدرسه تحول دیجیتال میراکام آماده‌ایم تا با ارائه مشاوره تخصصی، بهترین راهکار را برای سازمان شما پیشنهاد دهیم.

برای دریافت مشاوره تحول دیجیتال، همین حالا با مدرسه تحول دیجیتال میراکام تماس بگیرید و اولین گام را برای بهبود عملکرد و بهره‌وری سازمان خود بردارید.

موفقیت شما، کسب‌وکار ماست.

سوالات متداول