فرآیندهای ماکرو چیست؟ چگونه آنها را شناسایی کنیم؟
فرآیندهای کلان را می توان به عنوان مجموعه ای از فرآیندها و فعالیت هایی تعریف کرد که با هم برای دستیابی به اهداف استراتژیک یک شرکت ضروری هستند. آنها از فرآیندهایی ساخته شده‌اند که در بخش‌های مختلف اتفاق می‌افتند و شامل عملکردها یا موقعیت‌های متفاوتی می‌شوند. این فرآیندها می توانند به صورت زنجیره ای یا موازی رخ دهند، اما از جهاتی به یکدیگر شباهت دارند.
فرآیندهای کلان دیدگاهی کل نگر ارائه می دهند و همیشه باید توسط مأموریت شرکت هدایت شوند و با آنها همسو شوند؛ به هر حال، آنها نشان دهنده عملکردها و همه چیزهایی هستند که سازمان برای دستیابی به تجارت اصلی خود ، یعنی دلیل وجودی خود انجام می دهد.
برای شناسایی فرآیندهای کلان، شناخت کامل محیط شرکت ضروری است. سعی کنید به سؤالاتی پاسخ دهید:
شرکت من چه خواسته هایی را برآورده می کند؟ چه کار می کنیم و چه مراحلی را دنبال می کنیم؟ آیا مشارکت بیش از یک بخش ضروری است؟ آیا کار استاندارد شده و کیفیت ارائه شده همیشه یکسان است؟ تأثیرات هر فعالیت بر نتیجه نهایی چیست؟
هنگامی که پاسخ به این سؤالات روشن باشد، درک درستی از ارتباطات متقابل و میزان پیچیدگی موجود در فرآیندهای شرکت وجود دارد. تجزیه و تحلیل دقیق اهمیت و تأثیر فرآیندها، دیدگاهی نوین نسبت به فرآیندهای کلان موجود فراهم می کند.
انواع فرآیندهای کلان
همانطور که در بالا ذکر شد، فرآیندهای کلان با دلیل وجودی یک شرکت مرتبط است و بنابراین با توجه به اهداف استراتژیک آن متفاوت است. با این حال، در متدولوژی زنجیره ارزش، که به شرکت اجازه می دهد تا فرآیندهای خود را به دنبال ایجاد ارزش برای مشتری سازماندهی کند، فرآیندهای کلان معمولاً به سه نوع تقسیم می شوند:
- فرآیند اولیه یا کلان تجاری: مجموعه فرآیندهایی است که با هدف وجودی شرکت مرتبط می شود، گویی قلب کسب و کار و هر چیزی است که برای انجام مأموریت آن انجام می شود.
- فرآیند کلان مدیریتی: در اینجا به مجموعه فرآیندهایی مربوط می شود که هدف آنها نظارت، سنجش، پیگیری، کنترل و مدیریت حال و آینده سازمان است. این به مدیریت در جنبه های استراتژیک، عملیاتی یا مالی مربوط می شود.
- فرآیند کلان پشتیبانی: مجموعه ای از فرآیندها است که مستقیماً با کسب و کار اصلی شرکت مرتبط نیستند، به این معنی که مستقیماً ارزشی برای مشتری ایجاد نمی کنند. با این حال، آنها مهم هستند زیرا آنها همه پشتیبانی را ارائه می دهند تا فرآیندهای اولیه را بتوان آسانتر و کارآمدتر انجام داد.
فقط یک نمای بسیار دقیق از شرکت می تواند تعریف کند که کدام فرآیندهای کلان هستند. به عنوان مثال، برای شرکتی که تجارت اصلی آن ساخت گلخانه است، فرآیندهای مربوط به حوزه فناوری اطلاعات، فرآیندهای کلان پشتیبانی خواهد بود، در حالی که برای شرکتی که راه حل های فناورانه ارائه می دهد، همان فرآیندهای بخش فناوری، فرآیند کلان اولیه خواهد بود.
سلسله مراتب فرآیند
هنگامی که ما برای خودکارسازی فرآیندها آماده می شویم، باید سلسله مراتبی را در نظر بگیریم که معمولاً به درجه پیچیدگی یا اهمیت آنها در شرکت مربوط می شود:
- فرآیندهای کلان: شامل مجموعه ای از فرآیندها، بخش ها، عملکردها یا موقعیت ها می شود. از آنجایی که اجرای آن مستقیماً بر نتایج و عملکرد کسب و کار تأثیر می گذارد، در بالای سلسله مراتب قرار دارد.
- فرآیندها: مجموعه‌ای از فعالیت‌های بسیار پیچیده هستند که در صورت به هم پیوستن، قادر به رسیدن به یک هدف خاص هستند. معمولاً در نمودار سازمانی توضیح داده شده است.
- فرآیندهای فرعی: از فرآیندها آغاز می شوند، بنابراین مستقیماً مرتبط هستند. آنها پیچیدگی متوسط یا زیاد دارند و می توانند متمایز یا به هم مرتبط باشند.
- فعالیت ها: علیرغم معمول، اداری یا فنی بودن، هدف مشخص، ضرب الاجل و پیچیدگی کمتری در مقایسه با سطوح سلسله مراتبی بالاتر دارند.
- وظایف: اساس سلسله مراتب با هدف تحقق اهداف، مهلت ها و موارد مشابه. به عبارت دیگر، آنها همه چیز مربوط به روال کار هستند. آنها برای آماده سازی یا نظارت بر اجرای فرآیندها اجرا می شوند.
مزایای فرآیندهای کلان
برخلاف دیدگاه محدود فرآیندهای مجزا، فرآیندهای کلان دیدگاهی جامع برای مدیریت شرکت ارائه می دهند. زمانی که مدیر نیاز به تصمیم گیری داشته باشد، زمانی که اطلاعات مشخص و ساختارمندی در مورد مکانیسم های مورد استفاده در شرکت داشته باشد، قاطع تر است.
نمایی که فرآیند کلان ارائه می دهد:
- تحلیل انتقادی و دیدگاه گسترده
- شناسایی مشکلات، شکست ها یا تنگناها سریعتر انجام می شود
- عیب یابی سریع تر، ارائه چابکی
- کاهش دوباره کاری
- صرفه جویی در منابع مالی، یک آیتم اساسی برای یک تجارت برای حفظ و رشد ارگانیک و سالم
- یکپارچگی بیشتر در داخل شرکت، اگر درک کنید که چگونه تعامل و اتصال فرآیندها و بخش ها انجام می شود
- درک چگونگی انجام کار واقعی و رابطه موجود بین تامین کننده و مشتری
- نظارت بر عملکرد تمام مراحل مجموعه فرآیند را فراهم می کند
علاوه بر این مزایا، مزیت دیگری که هنگام نگاه کردن به فرآیندهای کلان به دست می‌آورید این است که متوجه شوید، به ندرت، وظایف به روش‌های مختلف انجام می‌شوند و نیاز به استانداردسازی فرآیندها به منظور سازماندهی، رسمی‌سازی و توسعه مدلی است که باید دنبال شود. این به نوبه خود، کارایی و کیفیت را هم برای کار و هم برای محصول یا خدماتی که برای برآورده کردن یک نیاز شناسایی شده ارائه می‌شود، تضمین می‌کند.
در نتیجه
می توان نتیجه گرفت که مدیریت بر اساس فرآیندها و چشم انداز توسط فرآیندهای کلان و در نتیجه استانداردسازی آنها برای شرکت هایی که به دنبال برجسته شدن در بازار هستند و اطمینان حاصل می کنند از تمام منابع خود به نفع یک هدف مشترک استفاده می شود، بسیار رایج است.
با این حال، بزرگترین چالش در اجرای آن، اصلاح فرهنگ غالب است که کاملاً در شرکت ها ریشه دوانده است. مدیر باید به روز باشد و تغییرات سودمندی را که استانداردسازی فرآیندها به همراه دارد بپذیرد و در مسیر رشد سازمان از آن استفاده کند.
در ابتدا، ممکن است برخی از طرفین درگیر، مقاومت کنند اما زمانی که متخصصان متوجه می شوند که در فعالیت های خود بسیار کارآمدتر خواهند بود و مدیران فرآیندهای مرتبط را هماهنگ می کنند و یک هدف مشترک دارند، در نهایت به مشارکت و متحد شدن می پردازند و کاملا درک خواهند کرد که تمام فرآیندهای ممکن خودکار هستند و اهداف به سرعت و چابکی برآورده می شوند.
البته، برای استفاده از تمام مزایا، شرکت باید ابزار مدیریتی ساده، یکپارچه و کاربرپسند داشته باشد.
تمرکز خود را روی کسب و کار خود نگه دارید و ما به شما در مدیریت آن کمک خواهیم کرد.
موفقیت شما، کسب و کار ماست
