نرم افزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای خود را بهینه کنند و بهبود بخشیده و از افتراقات کاری جلوگیری کنند. اما یکی از چالش‌های اصلی در استفاده از این نوع نرم افزارها، ایجاد فرم‌های متناسب با نیازهای سازمان است. در این مقاله، به موتور فرم ساز در نرم افزار BPMS و نقش بی‌بدیلی آن در بهبود کارهای سازمانی می‌پردازیم.
۱. فرم‌های الکترونیکی و BPMS
۱.۱ فرم‌های الکترونیکی چیستند؟
فرم‌های الکترونیکی وسیله‌ای موثر برای جمع‌آوری اطلاعات در دنیای دیجیتال هستند. این فرم‌ها به صورت آنلاین در دسترس هستند و امکان ورود اطلاعات به صورت الکترونیکی را فراهم می‌کنند.
۱.۲ BPMS چیست؟
سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) نرم افزاری است که به مدیران اجرایی کمک می‌کند تا فرآیندهای کاری را مدیریت کرده و بهینه سازی کنند.
۲. چرا نیاز به موتور فرم ساز در BPMS داریم؟
۲.۱ پیچیدگی فرآیندها
بسیاری از فرآیندهای کاری در سازمان‌ها پیچیده هستند و نیاز به فرم‌های خاصی دارند. موتور فرم ساز در BPMS این امکان را فراهم می‌کند که فرم‌ها به صورت دقیق واقعیت سازمانی را منعکس کنند.
۲.۲ از دست رفتن اطلاعات
بدون یک موتور فرم ساز قدرتمند، اطلاعات در طول فرآیندها از دست داده می‌شوند که این می‌تواند به اشتباه‌ها و اشکالات در تصمیم‌گیری‌ها منجر شود.
۳. مزایای استفاده از موتور فرم ساز در BPMS
۳.۱ صرفه جویی در زمان
با استفاده از موتور فرم ساز، ایجاد و تنظیم فرم‌ها به سرعت انجام می‌شود و زمان مدیران را صرفه جویی می‌کند.
۳.۲ دقت بالا
فرم‌های الکترونیکی به دقت بالایی دست پیدا می‌کنند و از اشتباهات دستی جلوگیری می‌کنند.
۳.۳ بهبود ارتباطات
موتور فرم ساز در BPMS به تسهیل ارتباط بین اعضای تیم کمک می‌کند، زیرا اطلاعات به صورت دقیق به اشتراک گذاشته می‌شوند.
۴. چگونگی استفاده از موتور فرم ساز در BPMS
۴.۱ ایجاد فرم‌های سفارشی
یکی از ویژگی‌های اساسی موتور فرم ساز، امکان ایجاد فرم‌های سفارشی بر اساس نیازهای سازمان است.
۴.۲ اتصال به فرآیندها
فرم‌های ایجاد شده با موتور فرم ساز به صورت مستقیم به فرآیندهای کاری در BPMS متصل می‌شوند.
موتور فرم ساز در نرم افزار BPMS ابزاری قدرتمند برای بهبود کارهای سازمانی است. این ابزار با ایجاد فرم‌های دقیق و اختصاصی، به بهبود پروسه‌ها، صرفه جویی در زمان و
افزایش دقت کمک می‌کند. بهبود کارهای سازمانی از همین امروز با استفاده از موتور فرم ساز در BPMS راه‌اندازی شود.
